"La transparencia y el cumplimiento de la ley son factores de desarrollo" – Christian Wolff.
Varias organizaciones se aventuran en nuevas geografías con la intención de encontrar nuevos mercados. Esta expansión ha dado lugar a que las organizaciones tengan que replantearse su actual proceso global de nóminas. Uno de los factores más importantes que deben tener en cuenta las organizaciones es asegurarse de que siguen cumpliendo las políticas y normativas nacionales" en todos los países en los que operan.
A medida que más y más empresas se globalizan, varias normas y reglamentos se multiplican con cada nuevo país de operaciones y garantizar el cumplimiento se vuelve cada vez más difícil. La ignorancia de los cambios en las leyes locales y la documentación inconsistente e inadecuada de las políticas y procedimientos de cumplimiento se consideran a menudo como trampas en el Cumplimiento Global de Nómina.
Para simplificar la administración del Cumplimiento Global de la Nómina, las empresas deben considerar las siguientes cuatro mejores prácticas
- Almacenamiento y revisión de datos:
Las políticas y procedimientos deben revisarse y actualizarse periódicamente. A veces es mejor lanzar la red más ampliamente en una revisión dentro de una organización para asegurarse de que todas las áreas de cumplimiento están cubiertas.
En una organización hay diferentes tipos de datos/información almacenados y, para mantener el cumplimiento, es necesario que cierto tipo de información específica que es pertinente para el cumplimiento se almacene durante un período de tiempo definido, como cuatro años para toda la información de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) y la Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA). Hay otros informes que deben presentarse en un momento del año previamente especificado ante sus respectivas agencias gubernamentales para demostrar el cumplimiento. Un empleador puede aprovechar un sistema de información de recursos humanos para notificar a los gerentes cuando se deben presentar estos informes, lo que les ayudará a garantizar que los informes se envíen a tiempo con toda la información requerida.
- Coordinación proactiva con los funcionarios locales y los departamentos internos:
Los problemas de incumplimiento de las nóminas pueden ser indicadores para los gobiernos locales de que una organización puede no cumplir con las normas en otras áreas de la empresa y esto puede llevar a un mayor escrutinio no deseado. Trabajar de forma proactiva con los funcionarios locales en el marco de una auditoría puede ayudar a preservar la reputación corporativa de la organización, conducir a una mayor indulgencia con las autoridades y también puede reducir las posibles sanciones que puedan imponerse. Es una buena práctica aumentar el alcance de las reuniones de la política de cumplimiento para incluir a más actores en una organización que incluya a miembros de los equipos de RRHH, finanzas, impuestos, compensación/beneficios y legal.
- Utilización de un sistema global de cumplimiento de nóminas inteligente y sencillo:
La implementación de cualquier software empresarial puede ser larga y compleja, y la creación de un sistema global de nóminas no es una excepción. Una solución holística de nóminas globales creada con el objetivo de abordar las complejidades de las nóminas globales debería equipar al usuario con herramientas que no sólo apoyen el proceso central de nóminas, sino que también se vinculen a servicios auxiliares como ayudar a la organización a cumplir con las leyes locales.
Un proceso de incorporación de la solución bien planificado es esencial para que las organizaciones gestionen el cambio con eficacia y obtengan los máximos beneficios según los compromisos adquiridos antes de la implantación. Es esencial contar con un plan de despliegue y un calendario de implantación inteligente. El cumplimiento puede lograrse de forma transparente, mediante un enfoque bien estandarizado que proporcione un seguimiento eficaz en tiempo real.
- Aprovechar la experiencia local en el país:
Para gestionar los requisitos regionales en materia de nóminas es importante contar con conocimientos y experiencia locales para cumplir con los requisitos en materia de nóminas en jurisdicciones extranjeras. Sin embargo, para asegurar la experiencia en el país se requiere mucho más que una simple investigación en línea.
La clave para equipar el sistema de nóminas con conocimientos locales es trabajar con un socio de nóminas que haya investigado a fondo a los proveedores del país en el que se opera.
Los principales proveedores ofrecen acceso a procesos de nóminas estandarizados, así como a una red de proveedores nacionales de probada eficacia, lo que permite a la empresa disfrutar de la seguridad de un sistema de nóminas sólido, independientemente de dónde se encuentre.
Los ejecutivos de RRHH de la empresa pueden tomar decisiones más informadas sobre los procesos y sistemas que necesitan para aprovechar las oportunidades de negocio globales, comprendiendo las amenazas legales, contables y administrativas asociadas a la Nómina Global. La clave para el cumplimiento de la Nómina Global sería elegir un proveedor de nómina global que pueda mostrar un conocimiento profundo y experiencia de haber manejado la nómina en el país y el cumplimiento para todos los países de operaciones.
Neeyamo sigue un marco de cumplimiento triangulado estructurado de forma innovadora y apoyado por su organización de conocimiento interno y su amplia presencia global para supervisar y gestionar el cumplimiento de la nómina global de forma efectiva. Un equipo dedicado de expertos en cumplimiento normativo realiza un seguimiento proactivo de los cambios normativos y mantiene un inventario de las leyes y reglamentos reglamentarios que han ayudado a sus clientes a mantener el cumplimiento normativo independientemente de su país de operaciones.
La solución de nómina global de Neeyamo está diseñada para dar a sus clientes una ventaja futurista para gestionar sus operaciones de nómina global a través de la innovación constante que toca las vidas no sólo del equipo de nómina de sus clientes, sino que también se centra en mejorar la experiencia de nómina de un empleado en general. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información.
