Navegar por la fuerza de trabajo global: Su guía de cumplimiento para la contratación a distancia

En el panorama en constante evolución de las plantillas globalizadas, la contratación a distancia se ha convertido en un proceso integral para las empresas que operan a escala mundial. A medida que las organizaciones adoptan cada vez más la flexibilidad de los acuerdos de trabajo a distancia, salen a la luz las complejidades del cumplimiento de la normativa.

Las empresas deben afrontar retos como la fiscalidad móvil, la seguridad de los datos, las nóminas y las licencias para mantener el cumplimiento, salvaguardar su reputación y encontrar soluciones rentables en el panorama en constante evolución del trabajo a distancia.

Un enfoque estratégico consiste en contratar a un proveedor de registro de empleadores (EOR). Al asociarse con un EOR, las empresas pueden garantizar el cumplimiento de la normativa, reforzar su reputación y encontrar soluciones rentables para los múltiples retos que plantea el panorama mundial de la contratación.

Aunque los EOR ofrecen apoyo, las medidas proactivas como las auditorías periódicas, la sólida seguridad de los datos, el seguimiento fiscal vigilante y la validación de credenciales refuerzan el cumplimiento interno, mitigando los riesgos de expansión global.

Estos son algunos de los retos habituales a los que se enfrentan las organizaciones al ampliar su plantilla remota y que un EOR puede ayudar a mitigar:

1. Complicaciones fiscales móviles

Los modelos de trabajo a distancia e híbridos pueden plantear retos fiscales, especialmente cuando los empleados trabajan en distintos estados o a través de fronteras internacionales. Si no se comprenden y cumplen las distintas normativas fiscales estatales e internacionales, incluido el impuesto sobre la renta de las personas físicas, pueden producirse pagos incorrectos, lo que provoca frustración y sanciones tanto para los empleados remotos como para la empresa. Ignorar estas complejidades puede dar lugar a auditorías, infracciones fiscales, daños a la reputación de la organización y costosas sanciones. Las empresas deben abordar estas cuestiones para garantizar un cumplimiento adecuado y evitar posibles consecuencias.

2. Cumplimiento de la seguridad de los datos:

Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad de los datos, como el GDPR, es crucial, ya que normalmente los gobiernos de todo el mundo imponen normas estrictas sobre el intercambio transfronterizo de datos. Según una encuesta realizada por Privacy Pillar, el 87 % de los clientes afirma que si tiene dudas sobre los procedimientos de seguridad de una empresa, no hará negocios con ella. Esto demuestra que contar con políticas de seguridad seguras, cumplir las directrices del GDPR y utilizar canales de comunicación cifrados es necesario para salvaguardar la información confidencial de los empleados y evitar las violaciones de datos. El uso de un proveedor de EOR ayudaría a las empresas a mantenerse actualizadas sobre las normas y reglamentos de transferencia de datos transfronterizos para mantener la seguridad de los datos y evitar posibles consecuencias legales y de reputación.

3. Cumplimiento de nóminas y licencias para la contratación a distancia:

La gestión de las nóminas y la concesión de licencias para la contratación a distancia, especialmente en las jurisdicciones extranjeras más recientes, presenta varios retos. En algunos casos, puede ser necesario establecer entidades legales para contratar empleados. Algunos países pueden incluso exigir permisos de trabajo a domicilio para los trabajadores a distancia. Pagar impuestos sin estos permisos conlleva el riesgo de problemas legales, pero con la ayuda de un proveedor de nóminas como Neeyamo, todas sus necesidades de nóminas estarán cubiertas.

Las empresas deben ajustarse a la legislación local y a los requisitos de autorización. Los servicios EOR permiten a los equipos operar a través de un empleador local sin establecer una entidad legal. Estar al tanto de la normativa local sobre nóminas y obtener las licencias o permisos necesarios en regiones específicas es crucial para cumplir la normativa y evitar complicaciones legales.

4. Requisitos de titulación extranjera:

Cuando se opera con empleados en varios países, el cumplimiento de los requisitos de los gobiernos extranjeros es crucial. Dependiendo de la naturaleza de su negocio, las actividades de sus empleados y la duración de su presencia en un país, es posible que tenga que establecer una entidad separada o someterse a una habilitación extranjera. Cumplir estos requisitos es esencial si realiza actividades empresariales con regularidad o tiene presencia física en ese lugar. Las empresas también deben garantizar el reconocimiento legal de las cualificaciones extranjeras y aplicar un sólido proceso de validación de credenciales que es vital para el cumplimiento de las normas educativas y profesionales en la contratación a distancia.

5. Cuestiones relativas al cumplimiento de la condición de establecimiento permanente:

Establecer una entidad en otro país introduce el riesgo de establecimiento permanente (EP), al exponer a la empresa al impuesto de sociedades, sanciones y cargos por intereses. El riesgo de establecimiento permanente surge cuando una empresa extranjera opera en un país. Esto puede provocar un aumento de la carga fiscal, infracciones de la normativa fiscal internacional y daños a la reputación.

En la era del trabajo a distancia, Neeyamo reconoce la necesidad de simplificar la contratación a distancia, especialmente cuando se trata de oficinas en casa, empleados en el extranjero y contratistas independientes. A medida que las empresas extienden sus fronteras, comprender y abordar las consideraciones fiscales móviles, la seguridad de los datos, las regulaciones de nómina, las calificaciones extranjeras y el estado de PE son de la mayor importancia.

Además, ser consciente de los daños potenciales, como sanciones fiscales, daños a la reputación y pérdidas fiscales corporativas, no solo garantizará el cumplimiento normativo, sino también su crecimiento en este panorama global en constante evolución.

Neeyamo reconoce la importancia de navegar por las complejidades del cumplimiento. Neeyamo ofrece a sus clientes susolución Global Work, que garantiza la satisfacción de todas sus necesidades de contratación global, independientemente del rincón del mundo en el que desee contratar.

Para su último combo de contratación global, Global Tech Stack de Neeyamo le proporciona una gama de soluciones que incluyen nómina, tiempo, ausencia, gastos, beneficios y mucho más para simplificar su experiencia de contratación global.

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