Naviguer dans la main-d'œuvre mondiale : Votre guide de conformité pour l'embauche à distance

Dans le paysage en constante évolution de la mondialisation de la main-d'œuvre, le recrutement à distance est devenu un processus intégral pour les entreprises opérant à l'échelle mondiale. Alors que les organisations adoptent de plus en plus la flexibilité du travail à distance, les complexités de la conformité apparaissent au grand jour.

Les entreprises doivent relever des défis tels que la fiscalité mobile, la sécurité des données, la paie et les licences pour rester en conformité, préserver leur réputation et trouver des solutions rentables dans le paysage en constante évolution du travail à distance.

Une approche stratégique consiste à faire appel à un fournisseur d'Employer of Record (EOR). En s'associant avec un EOR, les entreprises peuvent garantir la conformité, renforcer leur réputation et trouver des solutions rentables pour relever les multiples défis posés par le paysage mondial de l'embauche.

Si les EOR apportent leur soutien, des mesures proactives telles que des audits réguliers, une sécurité des données solide, un suivi fiscal vigilant et la validation des références renforcent la conformité interne, atténuant ainsi les risques liés à l'expansion mondiale.

Voici quelques défis courants auxquels les organisations sont confrontées lorsqu'elles développent leur main-d'œuvre à distance et qu'un EOR peut contribuer à atténuer :

1. Complications liées à la taxe sur les portables

Les modèles de travail à distance et hybrides peuvent poser des problèmes fiscaux, en particulier lorsque les employés travaillent dans différents États ou au-delà des frontières internationales. Le fait de ne pas comprendre et de ne pas respecter les différentes réglementations fiscales nationales et internationales, y compris l'impôt sur le revenu des personnes physiques, peut entraîner des paiements incorrects, ce qui est source de frustration et de pénalités à la fois pour les employés à distance et pour l'entreprise. Ignorer ces complexités peut entraîner des audits, des infractions fiscales, une atteinte à la réputation de l'organisation et des pénalités coûteuses. Les entreprises doivent se pencher sur ces questions afin de garantir une conformité adéquate et d'éviter les conséquences potentielles.

2. Conformité en matière de sécurité des données

Garantir la conformité avec les réglementations en matière de sécurité des données, telles que le GDPR, est crucial car, généralement, les gouvernements du monde entier imposent des normes strictes sur le partage transfrontalier des données. Selon une enquête menée par Privacy Pillar, 87 % des clients déclarent que s'ils ont des doutes sur les procédures de sécurité d'une entreprise, ils ne feront pas affaire avec elle. Cela montre à quel point il est nécessaire d'avoir des politiques de sécurité sécurisées, d'adhérer aux lignes directrices du GDPR et d'utiliser des canaux de communication cryptés pour protéger les informations sensibles des employés et prévenir les violations de données. Le recours à un fournisseur d'EOR aiderait les entreprises à se tenir au courant des règles et réglementations en matière de transfert de données transfrontalier afin de maintenir la sécurité des données et d'éviter d'éventuelles conséquences sur le plan juridique et sur le plan de la réputation.

3. Conformité de la paie et licences pour l'embauche à distance 

La gestion de la paie et des licences pour l'embauche à distance, en particulier dans les nouvelles juridictions étrangères, présente de nombreux défis. Dans certains cas, il peut être nécessaire de créer des entités juridiques pour embaucher des salariés. Certains pays peuvent même exiger des permis d'occupation à domicile pour les travailleurs à distance. Mais avec l'aide d'un prestataire de services de paie tel que Neeyamo, tous vos besoins en matière de paie sont pris en charge.

Les entreprises doivent s'aligner sur les lois locales et les exigences en matière de permis. Les services d'EOR permettent aux équipes d'opérer par l'intermédiaire d'un employeur local sans créer d'entité juridique. Il est essentiel de se tenir au courant des réglementations locales en matière de paie et d'obtenir les licences ou permis nécessaires dans des régions spécifiques afin de se conformer à la législation et d'éviter les complications juridiques.

4. Exigences en matière de qualification étrangère 

Lorsque l'on travaille avec des employés dans différents pays, il est essentiel de se conformer aux exigences des gouvernements étrangers. En fonction de la nature de votre entreprise, des activités de vos employés et de la durée de leur présence dans un pays, vous devrez peut-être créer une entité distincte ou vous soumettre à une procédure de qualification à l'étranger. Il est essentiel de satisfaire à ces exigences si vous exercez régulièrement des activités commerciales ou si vous avez une présence physique dans ce pays. Les entreprises doivent également veiller à la reconnaissance légale des qualifications étrangères et mettre en œuvre un processus solide de validation des titres de compétences, qui est essentiel au respect des normes éducatives et professionnelles en matière de recrutement à distance.

5. Questions de conformité relatives au statut d'établissement permanent 

L'établissement d'une entité dans un autre pays introduit le risque d'établissement permanent (EP), en exposant l'entreprise à l'impôt sur les sociétés, à des pénalités et à des charges d'intérêt. Le risque d'établissement permanent survient lorsqu'une entreprise étrangère exerce des activités dans un pays. Cela peut entraîner une augmentation de la charge fiscale, des violations des réglementations fiscales internationales et une atteinte à la réputation.

À l'ère du travail à distance, Neeyamo reconnaît la nécessité de simplifier l'embauche à distance, en particulier lorsqu'il s'agit de bureaux à domicile, d'employés à l'étranger et d'entrepreneurs indépendants. A mesure que les entreprises étendent leurs frontières, il est de la plus haute importance de comprendre et d'aborder les questions de fiscalité mobile, de sécurité des données, de réglementation de la paie, de qualification à l'étranger et de statut d'entrepreneur indépendant.

En outre, être conscient des dommages potentiels tels que les pénalités fiscales, les atteintes à la réputation et les pertes fiscales pour les entreprises ne garantira pas seulement la conformité réglementaire, mais aussi votre croissance dans ce paysage mondial en constante évolution.

Neeyamo reconnaît l'importance de naviguer dans les complexités de la conformitépropose à ses clients sasolution Global Work qui permet de répondre à tous vos besoins de recrutement, quelle que soit la région du monde où vous souhaitez embaucher.

Pour votre combo ultime de recrutement international, la Global Tech Stack de Neeyamo vous offre une gamme de solutions incluant la paie, le temps, l'absence, les dépenses, les avantages sociaux et bien plus encore pour simplifier votre expérience de recrutement international.

Pour en savoir plus, consultez nos experts ici ou contactez-nous à l'adresse irene.jones@neeyamo.com.