Schakele n met GDPR voor Global Payroll Operations
Heeft u multinationals buiten Europa, of maakt u deel uit van een multinationale organisatie met werknemers die in de Europese regio wonen? Als het antwoord op een van deze vragen een "Ja" is, is het van essentieel belang dat u dieper stilstaat om uw huidige salarisadministratie te veranderen om te voldoen aan de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) normen die zijn opgesteld door de Europese Commissie.
Het intrigerende aan de AVG is dat hoewel het normen vastlegt die van invloed zijn op de hele Europese Unie (EU), elk land de vrijheid en het recht heeft om regels op te leggen die de bestaande gegevensbeschermingswetten die door de AVG zijn vastgelegd, verder versterken en verenigen.
Inmiddels weten de meeste mensen al dat de AVG een update is van de bestaande wetgeving die alle inwoners van de EU-regio beïnvloedt en omvat. De Europese Unie heeft verreweg de strengste wetten inzake gegevensbescherming en de AVG is slechts het topje van de ijsberg. Er is al veel gesproken over wat GDPR is en hoe het iemands organisatie beïnvloedt, maar wat interessant is, is de mogelijkheid om iemands payroll-operatie te beïnvloeden, met name de EU, die op zijn beurt de wereldwijde payroll-operatie van een organisatie beïnvloedt.
Hieronder vindt u enkele overwegingen die een organisatie die haar wereldwijde payrollactiviteiten heeft geconsolideerd of bezig is deze af te bouwen (hetzij zelf, hetzij via een wereldwijde payrollpartner), heroverweegt en heroverweegt:
Woonplaats/Overdracht van de gegevens: Dit is misschien wel het meest cruciale aspect dat van invloed kan zijn op uw wereldwijde salarisadministratie. Het verenigen en consolideren van uw verspreide werknemersgegevens in één enkel salarissysteem is de eerste stap op weg naar het verwezenlijken van uw droom van een werkelijk wereldwijde salarisadministratie. Nu de AVG van kracht wordt, is het nu belangrijk dat uw gegevens worden gehost in de EU-regio of in een regio die in aanmerking komt voor een passend beschermingsniveau. Kijk naar cloudsystemen (zoals SAP SuccessFactors - lees hoe SAP SuccessFactors u kan helpen voldoen aan de AVG) die hieraan voldoen.
Een sterk privacy- en beveiligingsregime: begin met het bijwerken van het privacybeleid (lees het privacybeleid van Neeyamo) tot het aanstellen van een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) en het verkrijgen en vastleggen van een bewijs van toestemming voor het mechanisme om te reageren op de Subject Access Rights (SAR's) van werknemers. Denk hierbij ook aan het beoordelen van uw administratie en het bewaren van urenstaten tot het uitdelen van loonstroken aan medewerkers. Bouw en documenteer een sterk gegevensprivacy- en beveiligingsregime dat niet alleen helpt het huidige proces te versterken, maar ook een sterk rapportage- en escalatiemechanisme instelt dat de gegevensbeschermer intimideren (binnen 72 uur volgens de AVG).
De paraatheid van de payrollpartner beoordelen: Payrollpartners, ook wel de gegevensverwerkers genoemd onder de AVG, zullen nu in grote mate verantwoordelijk zijn in geval van een inbreuk of een ongeluk. U moet een grondige gezondheidscontrole uitvoeren op hun gereedheid en audits en rapporten aanvragen. Ze voeren allemaal een rigoureuze risicobeoordeling uit die gebruikers, processen en systemen omvat. Dring verder aan op het creëren van processen die zeer weinig gegevensoverdracht vereisen.
Salarisadministratie vereist, omdat het omgaat met gevoelige gegevens en informatie, maximale maatregelen en het afdwingen van beleids- en proceswijzigingen als dat nodig is. Herinneren! Niet-naleving van de AVG kan u miljoenen kosten! (De maximale boete voor niet-naleving is maximaal 4% van de jaarlijkse wereldwijde omzet of € 20 miljoen, afhankelijk van welke van beide het hoogste is).
Als u een CFO of een payrollmanager bent die wilt leren of begrijpen hoe gereed uw huidige payrollproces is of hulp zoekt, schrijf dan naar irene.jones@neeyamo.com
Nieuwste Bronnen
Blijf op de hoogte met de laatste updates
Als je nieuwsgierig bent en een dorst hebt naar kennis met betrekking tot het HR-, salarisadministratie- en EOR-universum, mis dan niet om je te abonneren op onze bronnen.