Les services de la paie fonctionnent à l’intersection des fonctions Finances et RH. Bien que dans certaines organisations, la paie s’harmonise étroitement avec les RH, dans d’autres, elle relève directement de leur chef des finances. L’équipe de la paie est responsable de l’exécution précise des paiements pour l’un des plus importants frais généraux de toute organisation, à savoir les salaires et traitements des employés. La gestion précise de ces frais généraux pour un seul pays en veillant à ce que les diverses sources d’intrants à l’échelle de l’organisation fournissent des données en temps opportun, en validant les anomalies relatives aux charges sociales, en veillant au respect de toutes les lois locales et en effectuant un déboursement salarial approprié peut sembler une tâche ardue. Ces complexités ont tendance à se multiplier lorsque la géo-distribution d’une organisation nécessite la gestion de services de paie dans plusieurs pays. Alors, quelles sont ces complexités? Lisez la suite pour le savoir!
La Conférence des Nations unies sur le commerce et le développement (CNUCED) a indiqué qu'en 2006, on comptait près de 80 000 multinationales actives dans le monde. Ce nombre devrait certainement avoir augmenté de manière significative au cours de la dernière décennie, les organisations se trouvant de plus en plus en expansion à la recherche de nouvelles ressources et de nouveaux marchés. Cette expansion s'accompagne d'une complexité accrue de la gestion d'une main-d'œuvre mondiale et du versement de ses salaires.
Voici les complexités auxquelles une organisation doit faire face dans la gestion de la paie globale.
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Connaissance des règles spécifiques à chaque pays : Il est rare que deux pays aient des règles similaires en matière de paie et d'avantages sociaux qui définissent la composition du salaire d'un employé. Des erreurs dans la mise en œuvre de ces règles peuvent avoir un impact négatif sur l'ensemble du processus de paie et entraîner une insatisfaction générale des employés. Si le développement des compétences internes est l'une des voies à suivre, le fait d'avoir un partenaire ayant une expérience transfrontalière de la gestion des salaires à l'échelle mondiale permettra d'éliminer ce risque.
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Plateformes divisionnaires de RH et de paie : Une précision de 100 % dans les entrées de paie pourrait garantir des sorties de paie quasi parfaites. Bien que plusieurs autres facteurs contribuent à la précision globale de la paie, les entrées de paie jouent un rôle essentiel dans le processus global. Comme les RH contribuent à environ 90 % des entrées de paie, il est essentiel que les entreprises rationalisent et automatisent leur processus de collecte des données de paie. Les entreprises qui ont déjà investi dans un HRIS global ou régional devront s'efforcer d'intégrer leur plateforme RH à leur solution de paie afin d'assurer un flux d'informations continu, plutôt que des mises à jour périodiques dans la solution de paie.
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Manque d'automatisation du traitement des salaires : Même à notre époque, certaines organisations continuent de calculer la paie à l'aide de feuilles de calcul, mais cela n'est pas viable à long terme. Par contre, une plateforme de paie intégrée au HRIS local de l'organisation et à d'autres modules RH auxiliaires comme le temps et les absences, permettra d'automatiser des processus fastidieux comme la collecte des données de paie à travers toutes les sources de l'organisation. Un processus de paie automatisé contribuera à accroître l'efficacité et la précision des processus tout en offrant une marge de manœuvre importante pour une croissance durable à mesure que les organisations poursuivent leur expansion.
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Absence d'approche globale : Bien qu'une organisation puisse être de nature mondiale, il est toutefois important que son approche des exigences en matière de paie se fasse au niveau local.
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Support de la langue locale - parce que, soyons francs, tous les pays du monde n'ont pas l'anglais comme langue préférée. Le fait de disposer de fiches de paie, de documents relatifs à la paie et d'une assistance aux employés dans une langue locale préférée contribuera grandement à accroître la satisfaction des employés et la gouvernance globale de la paie.
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Conformité - sur le terrain : Rester au fait des changements dans les conformités locales de la paie dans une partie essentielle du processus global de la paie. Les années 2020 et 2021 ont été marquées par de nombreux changements dans les lois locales sur les impôts sur les salaires et les avantages locaux destinés à soutenir les employés salariés. Les spécialistes de la paie du monde entier ont dû faire preuve de souplesse pour s'assurer qu'ils les respectaient.
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Précision dans le versement des paiements internationaux - Les défis posés par la paie globale ne s'arrêtent pas toujours au traitement de la paie - il est tout aussi important de garantir la précision du versement. Pour le versement de la paie internationale, la conformité aux lois locales est essentielle. Grâce à une solution unifiée entièrement automatisée, les équipes chargées de la paie pourront éviter d'initier des paiements multicanaux pour chaque pays. Les paiements aux autorités fiscales, à la sécurité sociale et aux autres prestataires de services peuvent être effectués en toute transparence.
Les organisations du monde entier vont continuer à étendre leurs frontières géographiques et il est donc essentiel que les équipes chargées de la paie prennent des mesures adéquates pour lutter contre les difficultés qui pourraient survenir en raison de la paie transfrontalière.
Neeyamo est spécialisé dans la fourniture de services de paie internationaux dans plus de 150 pays, avec une présence locale sur le terrain pour répondre aux exigences de conformité. Des entreprises du Fortune 500 et du Global 2000 se sont associées à Neeyamo pour la gestion de leur paie transfrontalière et ont réalisé leur vision d'un modèle de paie mondial unifié.
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