Despejar el desorden: Racionalizar la pila tecnológica de RRHH
Gestiona recursos humanos? ¿Se le acumulan los nuevos sombreros mientras gestiona equipos distribuidos por todo el mundo? Los retos son infinitos: desde la contratación hasta el mantenimiento de la información de los empleados, el seguimiento de la asistencia, el procesamiento de las nóminas y el fomento del compromiso entre una plantilla dispersa. Justo cuando cree que lo tiene todo bajo control, aparecen esas molestas obligaciones de cumplimiento.
No es de extrañar que, en los últimos años, el 83% de los responsables de RRHH hayan manifestado sentirse abrumados.
La introducción de varias herramientas nuevas en su HR Stack puede parecer un salvavidas, pero el éxito radica en cómo encajan a la perfección con su HRIS principal, y eso es lo que vamos a discutir en este blog.
¿Listo para racionalizar como un profesional? A trabajar!
01. Evalúe su modelo actual
Según una encuesta reciente de Gartner, el 56% de los responsables de RR.HH. creen que sus soluciones y estrategias tecnológicas actuales no están alineadas con sus requisitos empresariales presentes y futuros. Lo primero es lo primero, dé un paso atrás y evalúe su pila tecnológica. ¿Qué flujos de trabajo son esenciales para sus operaciones? ¿Hay lagunas evidentes en su configuración actual? Haga una lista de todas las tareas y procesos que necesita gestionar. Esto te servirá de hoja de ruta en el proceso de racionalización.
He aquí algunas preguntas clave a tener en cuenta durante este proceso de evaluación:
- ¿Posee su sistema de RRHH la flexibilidad necesaria para integrar perfectamente varios módulos a medida que evolucionan sus necesidades?
- ¿Ofrece asistencia multilingüe para atender las diversas necesidades lingüísticas de sus empleados?
- ¿Existe un portal de autoservicio fácil de usar?
- ¿Están automatizados sus flujos de trabajo para minimizar la intervención manual?
- ¿Incluye su sistema un servicio de atención al cliente para responder rápidamente a las preguntas y dudas de los empleados?
- ¿Puede hacer frente a la complejidad de la gestión de nóminas en varios países, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de la normativa mundial?
Plantéese una serie de preguntas y elabore una hoja de casos de uso detallada en la que describa sus requisitos. Involucre a las partes interesadas según sea necesario y alinee todo con el ciclo de vida del empleado. A la hora de seleccionar el SIRH o cualquier módulo de integración, asegúrate de que esté en consonancia con la hoja de casos de uso.
02. HRIS Check - Sentar bien las bases
\HRIS no necesita presentación - es una necesidad, independientemente del tamaño de su organización. Pero, ¿cómo elegir el sistema HRIS adecuado? Sencillo: cuente sus empleados, mida su trayectoria de crecimiento y elija su SIRH en consecuencia. No se precipite. De media, las empresas invierten 15 semanas en seleccionar un SIRH.
Si tiene una pequeña empresa con unos 25 empleados, un sistema SIRH básico puede satisfacer sus necesidades y ahorrarle dinero. Pero a medida que su empresa aumenta a cientos o incluso miles de empleados, es el momento de invertir en un SIRH completo. La gestión de una plantilla mayor implica mucho más que lo que se ve en el papel. Desde el control del tiempo y la gestión de las ausencias hasta las evaluaciones del rendimiento, la administración de las prestaciones, la gestión de los gastos y los reembolsos, un SIRH avanzado es indispensable.
Para las organizaciones con una plantilla internacional, las apuestas son aún mayores. Elegir un SIRH robusto que ofrezca un conjunto de soluciones auxiliares e integraciones es crucial. Su sistema debe gestionar sin problemas diferentes idiomas, divisas y requisitos de cumplimiento, garantizando operaciones sin problemas en todas las regiones. Y en el frente de la seguridad, priorice características como el cifrado fuerte, el cumplimiento del GDPR, los controles de acceso y las auditorías de seguridad periódicas. Un SIRH seguro es fundamental para crear una infraestructura tecnológica de RRHH fiable y segura.
03. Invertir en módulos clave de RRHH
Una vez que su sistema de información de recursos humanos está en marcha, es hora de potenciar su conjunto de herramientas con integraciones básicas que actúen como su columna vertebral operativa, liberándole para centrarse en lo que realmente importa: su personal y sus objetivos estratégicos. Piense en estas integraciones como sus compañeros de confianza, que se encargan de tareas como la gestión del tiempo, el seguimiento de las ausencias, las revisiones del rendimiento, el soporte de la mesa de servicio, el procesamiento de nóminas y la incorporación y la salida de los empleados sin problemas.
Sin embargo, en función de las necesidades de su empresa, es posible que necesite módulos adicionales como la administración de beneficios, la gestión de visados o la supervisión del cumplimiento, especialmente si gestiona una plantilla global. Sin embargo, es crucial asegurarse de que cada herramienta que añada no sólo se adapte a sus necesidades específicas, sino que también funcione bien con su HRIS. Sin ello, corre el riesgo de ahogarse en un mar de datos inconexos, lo que obstaculizaría su capacidad para mantener el buen funcionamiento de las operaciones.
04. Automatizar los flujos de trabajo
Una vez sentadas las bases de su SIRH e integradas a la perfección las herramientas clave, es hora de centrarse en optimizar los flujos de trabajo. Al perfeccionar los flujos de trabajo, puedes eliminar cuellos de botella, mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia general.
Pensemos, por ejemplo, en el proceso de incorporación. Tradicionalmente, podía consumir entre 5 y 6 horas del tiempo de un profesional de RRHH. Sin embargo, con la automatización, iniciar el proceso de incorporación de un nuevo empleado es pan comido; el sistema se encarga de todo, incluida la selección. Del mismo modo, puede crear flujos de trabajo para tareas como la firma de documentos, las notificaciones automáticas, el procesamiento de nóminas, la gestión de gastos y la administración de beneficios. Todo lo que necesita para lograrlo es una aplicación que se integre perfectamente con su sistema de información de recursos humanos.
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05. Mejorar el portal de autoservicio del empleado
En el panorama digital actual, los empleados ansían autonomía y eficiencia en la gestión de sus tareas. Si sus empleados siguen dependiendo de usted para diversas peticiones, es hora de cambiar esa dinámica. Las estadísticas de Gartner indican que el 63% de los empleados dejan de utilizar la tecnología si no perciben su relevancia para sus tareas cotidianas. Por lo tanto, el sistema debe estar diseñado para adaptarse a todos los tipos de usuarios y aportarles valor. Alcanzar este nivel de eficiencia es posible mediante la integración de los tres procesos mencionados. Una vez completamente integrados, todos los datos residen en un único sistema, lo que permite que el portal de Autoservicio del Empleado (ESS) recupere rápidamente cualquier información necesaria.
En pocas palabras, todo lo que hemos tratado es como una piedra angular para las empresas, ya sean pequeñas startups o grandes corporaciones. El punto principal que hay que recordar es el valor de la integración y la unificación de todas las funciones en una plataforma. Y cuando interviene la tecnología adecuada, es como un viaje tranquilo tanto para las personas como para los procesos. Así podrás centrarte en lo que realmente importa: la planificación estratégica y los grandes movimientos.
En Neeyamo, nuestro objetivo es simplificar la vida tanto de los empleadores como de los empleados, ofreciendo una experiencia de plataforma todo en uno sin interrupciones. Además, todos nuestros módulos están listos para la integración, lo que le permite conectar y jugar sin esfuerzo con sus sistemas existentes. Obtenga más información sobre cómo Neeyamo puede ayudarle a optimizar su pila tecnológica de RR. HH. Póngase en contacto con Irene Jones en irene.jones@neeyamo.com.
