Door de war: Uw HR-technologie stroomlijnen

Personeelszaken beheren? Neem je steeds nieuwe petten op als je leiding geeft aan verspreide teams over de hele wereld? De uitdagingen zijn eindeloos - van het aannemen van personeel tot het bijhouden van personeelsinformatie, het bijhouden van aanwezigheid, het verwerken van salarisadministratie en het stimuleren van betrokkenheid onder een verspreid personeelsbestand. En net als je denkt dat je alles onder controle hebt, komen die vervelende compliance-verplichtingen weer om de hoek kijken.

Het is geen wonder dat 83% van de HR-managers de afgelopen jaren gevoelens van overweldiging heeft geuit.

De introductie van meerdere nieuwe tools in je HR Stack lijkt misschien een reddingslijn, maar het succes ligt in hoe naadloos ze aansluiten op je primaire HRIS, en dat is wat we in deze blog gaan bespreken.

Klaar om te stroomlijnen als een pro? Laten we erin duiken!

01. Beoordeel uw bestaande model

Volgens een recent onderzoek van Gartner heeft 56% van de HR leiders het gevoel dat hun huidige HR technologie oplossingen en strategieën niet zijn afgestemd op hun huidige en toekomstige bedrijfsbehoeften. Neem eerst een stap terug en evalueer uw technologiestapel. Welke workflows zijn essentieel voor uw activiteiten? Zijn er opvallende hiaten in uw huidige opstelling? Maak een lijst van alle taken en processen die je moet afhandelen. Dit zal dienen als uw routekaart tijdens het stroomlijningsproces.

Hier zijn enkele belangrijke vragen om in gedachten te houden tijdens dit evaluatieproces:

• Beschikt uw HR-systeem over de flexibiliteit om naadloos verschillende modules te integreren naarmate uw behoeften evolueren?
• Biedt het meertalige ondersteuning om tegemoet te komen aan de uiteenlopende taalkundige behoeften van uw personeel?
• Is er een gebruiksvriendelijke selfserviceportal?
• Zijn uw workflows geautomatiseerd om handmatige interventie tot een minimum te beperken?
• Beschikt uw systeem over een servicedeskfunctie om vragen en problemen van werknemers snel op te lossen?
• Kan het de complexiteit van het beheren van de salarisadministratie van meerdere landen aan en tegelijkertijd voldoen aan de wereldwijde regelgeving?

Stel jezelf verschillende vragen en stel een gedetailleerde use case op waarin je vereisten worden beschreven. Schakel indien nodig belanghebbenden in en stem alles af op de levenscyclus van de werknemer. Wanneer u uw HRIS of een integratiemodule selecteert, zorg er dan voor dat deze is afgestemd op uw use case sheet.

02. HRIS Check - De juiste basis leggen

HRIS behoeft geen introductie - het is een must-have, ongeacht de grootte van je organisatie. Maar hoe kies je het juiste HRIS-systeem? Simpel: tel je werknemers, meet je groeitraject en kies je HRIS op basis daarvan. Haast u niet. Gemiddeld besteden bedrijven 15 weken aan het selecteren van een HRIS.

Als je een klein bedrijf hebt met ongeveer 25 werknemers, kan een basis HRIS-systeem aan je behoeften voldoen en je geld besparen. Maar als je bedrijf groeit naar honderden of zelfs duizenden werknemers, is het tijd om te investeren in een uitgebreid HRIS. Bij het beheren van een groter personeelsbestand komt meer kijken dan alleen wat u op papier ziet. Van tijdregistratie en afwezigheidsbeheer tot prestatie-evaluaties, secundaire arbeidsvoorwaarden, onkostenbeheer en vergoedingen - een geavanceerd HRIS is onmisbaar.

Voor organisaties met een internationaal personeelsbestand staat er zelfs nog meer op het spel. Het kiezen van een robuust HRIS dat een reeks aanvullende oplossingen en integraties biedt, is cruciaal. Je systeem moet naadloos overweg kunnen met verschillende talen, valuta en compliance-vereisten, zodat je in alle regio's soepel kunt werken. En op het gebied van beveiliging moet je prioriteit geven aan functies zoals sterke encryptie, GDPR-compliance, toegangscontroles en regelmatige beveiligingsaudits. Een veilig HRIS is fundamenteel voor het opbouwen van een betrouwbare en veilige HR-technologie-infrastructuur.

03. Investeer in belangrijke HR-modules

Zodra uw HRIS is geïnstalleerd, is het tijd om uw toolkit uit te breiden met kernintegraties die fungeren als uw operationele ruggengraat, zodat u zich kunt richten op wat echt belangrijk is - uw mensen en strategische doelen. Zie deze integraties als je trouwe handlangers, die taken afhandelen zoals tijdbeheer, afwezigheidsregistratie, prestatiebeoordelingen, servicedeskondersteuning, salarisverwerking en het naadloos in- en uit dienst nemen van werknemers.

Maar afhankelijk van je bedrijfsbehoeften heb je misschien aanvullende modules nodig zoals benefits administration, visumbeheer of compliance monitoring, vooral als je een wereldwijd personeelsbestand beheert. Het is echter cruciaal om ervoor te zorgen dat elke tool die u toevoegt niet alleen voldoet aan uw specifieke eisen, maar ook goed samenwerkt met uw HRIS. Anders loopt u het risico te verdrinken in een zee van onsamenhangende gegevens, wat uw vermogen om uw activiteiten soepel te laten verlopen belemmert.

04. Workflows automatiseren

Nu de basis is gelegd voor je HRIS en de belangrijkste tools naadloos zijn geïntegreerd, is het tijd om je te richten op het optimaliseren van workflows. Door workflows te verfijnen, kunt u knelpunten wegnemen, de samenwerking verbeteren en de algehele efficiëntie verhogen.

Denk bijvoorbeeld aan het inwerkproces. Traditioneel kon dit 5-6 uur van de tijd van een HR-professional in beslag nemen. Maar met automatisering is het inwerkproces voor een nieuwe medewerker een fluitje van een cent; het systeem zorgt voor alles, inclusief screening. Op dezelfde manier kun je workflows creëren voor taken als het ondertekenen van documenten, automatische meldingen, salarisverwerking, onkostenbeheer en benefits administratie. Hiervoor heb je alleen een applicatie nodig die naadloos integreert met je HRIS.

Ontdek de Neeyamo HR workforce management stack - Je hoeft niet te zoeken naar aparte modules; alles is eenvoudig geïntegreerd met de employee hub.

05.  Zelfbedieningsportaal voor werknemers verbeteren

In het huidige digitale landschap verlangen werknemers naar autonomie en efficiëntie bij het beheren van hun taken. Als uw werknemers nog steeds op u rekenen voor verschillende verzoeken, is het tijd om die dynamiek te veranderen. De statistieken van Gartner geven aan dat 63% van de werknemers technologie niet meer gebruikt als ze de relevantie ervan niet zien voor hun dagelijkse taken. Daarom moet het systeem zo worden ontworpen dat het geschikt is voor alle soorten gebruikers en hen waarde biedt. Het bereiken van dit efficiëntieniveau is mogelijk door de integratie van de drie bovengenoemde processen. Eenmaal volledig geïntegreerd bevinden al uw gegevens zich in één systeem, waardoor het Employee Self-Service (ESS) portaal alle benodigde informatie snel kan ophalen.

In een notendop is alles wat we hebben besproken een hoeksteen voor bedrijven, of het nu gaat om kleine startups of grote bedrijven. Het belangrijkste om te onthouden is de waarde van integratie en het verenigen van alle functies op één platform. En wanneer de juiste technologie wordt ingezet, is het een soepele rit voor zowel je mensen als je processen. Zo kunt u zich richten op wat echt belangrijk is: strategische planning en grote stappen!

Bij Neeyamo draait het allemaal om het vereenvoudigen van het leven voor zowel werkgevers als werknemers, door het aanbieden van een naadloze, alles-in-één platformervaring. Plus, al onze modules zijn integratie-klaar, zodat je ze moeiteloos kunt aansluiten op je bestaande systemen. Lees meer over hoe Neeyamo kan helpen uw HR Tech stack te stroomlijnen. Neem contact op met Irene Jones op irene.jones@neeyamo.com.