Tagliare la corda: Razionalizzare lo stack tecnologico delle risorse umane

Gestite le risorse umane? I nuovi cappelli continuano ad accumularsi mentre gestite team distribuiti in tutto il mondo? Le sfide sono infinite: dall'assunzione al mantenimento delle informazioni sui dipendenti, dal monitoraggio delle presenze all'elaborazione delle buste paga, fino alla promozione del coinvolgimento di una forza lavoro dispersa. E proprio quando si pensa di avere tutto sotto controllo, ecco spuntare quei fastidiosi obblighi di conformità.

Non c'è da stupirsi che negli ultimi anni l'83% dei responsabili delle risorse umane abbia espresso una sensazione di sovraccarico.

L'introduzione di più strumenti nuovi nel vostro HR Stack può sembrare un'ancora di salvezza, ma il successo sta nel modo in cui si integrano perfettamente con il vostro HRIS principale, ed è di questo che parleremo in questo blog.

Siete pronti a ottimizzare come un professionista? Immergiamoci!

01. Valutare il modello esistente

Secondo una recente indagine di Gartner, il 56% dei responsabili delle risorse umane ritiene che le attuali soluzioni e strategie tecnologiche per le risorse umane non siano allineate con le esigenze aziendali attuali e future. Per prima cosa, fate un passo indietro e valutate il vostro stack tecnologico. Quali flussi di lavoro sono essenziali per le vostre operazioni? Ci sono lacune evidenti nella configurazione attuale? Fate un elenco di tutte le attività e i processi che dovete gestire. Questo servirà da tabella di marcia per il processo di razionalizzazione.

Ecco alcune domande chiave da tenere a mente durante questo processo di valutazione:

• Il vostro sistema HR possiede la flessibilità necessaria per integrare senza problemi i vari moduli in base all'evoluzione delle vostre esigenze?
• Offre un supporto multilingue per soddisfare le diverse esigenze linguistiche della vostra forza lavoro?
• Esiste un portale self-service di facile utilizzo?
• I flussi di lavoro sono automatizzati per ridurre al minimo l'intervento manuale?
• Il vostro sistema include una funzione di service desk per rispondere tempestivamente alle domande e ai dubbi dei dipendenti?
• È in grado di gestire le complessità della gestione delle buste paga di più paesi, garantendo al contempo la conformità alle normative globali?

Ponetevi una serie di domande e create un caso d'uso dettagliato che delinei i vostri requisiti. Coinvolgete gli stakeholder, se necessario, e allineate tutto al ciclo di vita dei dipendenti. Quando scegliete il vostro HRIS o qualsiasi modulo di integrazione, assicuratevi che sia in linea con il vostro caso d'uso.

02. HRIS Check - Come creare le giuste fondamenta

\Il sistema HRIS non ha bisogno di presentazioni: è un elemento imprescindibile, indipendentemente dalle dimensioni dell'organizzazione. Ma come si fa a scegliere il sistema HRIS giusto? Semplice: contate i vostri dipendenti, misurate la vostra traiettoria di crescita e scegliete il vostro HRIS di conseguenza. Non abbiate fretta. In media, le aziende impiegano 15 settimane per scegliere un sistema HRIS.

Se siete una piccola impresa con circa 25 dipendenti, un sistema HRIS di base può soddisfare le vostre esigenze e farvi risparmiare. Ma quando la vostra azienda passa a centinaia o addirittura migliaia di dipendenti, è il momento di investire in un sistema HRIS completo. La gestione di una forza lavoro più grande comporta molto di più di quello che si vede sulla carta. Dalla rilevazione degli orari e la gestione delle assenze alle valutazioni delle prestazioni, l'amministrazione dei benefit, la gestione delle spese e i rimborsi: un HRIS avanzato è indispensabile.

Per le organizzazioni con una forza lavoro internazionale, la posta in gioco è ancora più alta. La scelta di un HRIS robusto che offra una suite di soluzioni accessorie e integrazioni è fondamentale. Il sistema deve gestire senza problemi le diverse lingue, le valute e i requisiti di conformità, garantendo operazioni senza problemi in tutte le regioni. Per quanto riguarda la sicurezza, è necessario dare priorità a funzioni come la crittografia forte, la conformità al GDPR, i controlli di accesso e le verifiche periodiche della sicurezza. Un HRIS sicuro è fondamentale per costruire un'infrastruttura tecnologica HR affidabile e sicura.

03. Investire in moduli HR chiave

Una volta che il vostro HRIS è pronto, è il momento di potenziare il vostro kit di strumenti con integrazioni di base che agiscono come spina dorsale operativa, liberandovi di concentrarvi su ciò che conta davvero: le vostre persone e i vostri obiettivi strategici. Considerate queste integrazioni come i vostri fidati aiutanti, che si occupano di compiti come la gestione del tempo, il monitoraggio delle assenze, le valutazioni delle prestazioni, il supporto del service desk, l'elaborazione delle buste paga e l'inserimento e il disinserimento dei dipendenti senza soluzione di continuità.

Tuttavia, a seconda delle esigenze aziendali, potreste aver bisogno di moduli aggiuntivi come l'amministrazione dei benefit, la gestione dei visti o il monitoraggio della conformità, soprattutto se gestite una forza lavoro globale. Tuttavia, è fondamentale assicurarsi che ogni strumento aggiunto non solo sia adatto alle vostre esigenze specifiche, ma che si integri perfettamente con il vostro HRIS. Senza di esso, rischiate di annegare in un mare di dati disarticolati, ostacolando la vostra capacità di mantenere le operazioni senza intoppi.

04. Automatizzare i flussi di lavoro

Dopo aver gettato le basi per il vostro HRIS e aver integrato perfettamente gli strumenti chiave, è il momento di concentrarsi sull'ottimizzazione dei flussi di lavoro. Affinando i flussi di lavoro, è possibile eliminare i colli di bottiglia, migliorare la collaborazione e aumentare l'efficienza complessiva.

Consideriamo ad esempio il processo di onboarding. Tradizionalmente, potrebbe consumare 5-6 ore del tempo di un professionista delle risorse umane. Tuttavia, con l'automazione, avviare il processo di onboarding per un nuovo dipendente è un gioco da ragazzi; il sistema si occupa di tutto, compreso lo screening. Allo stesso modo, è possibile creare flussi di lavoro per attività quali la firma dei documenti, le notifiche automatiche, l'elaborazione delle buste paga, la gestione delle spese e l'amministrazione dei benefit. Tutto ciò che serve è un'applicazione che si integri perfettamente con il vostro HRIS.

Esplorate lo stack di gestione della forza lavoro di Neeyamo HR - Non è necessario cercare moduli separati; tutto è facilmente integrato con l'hub dei dipendenti.

05. Migliorare il portale self-service per i dipendenti

Nell'attuale panorama digitale, i dipendenti desiderano autonomia ed efficienza nella gestione dei loro compiti. Se i vostri dipendenti fanno ancora affidamento su di voi per le varie richieste, è ora di cambiare questa dinamica. Le statistiche di Gartner indicano che il 63% dei dipendenti smette di usare la tecnologia se non ne percepisce la rilevanza per le attività quotidiane. Pertanto, il sistema deve essere progettato per accogliere tutti i tipi di utenti e fornire loro valore. Il raggiungimento di questo livello di efficienza è possibile grazie all'integrazione dei tre processi sopra citati. Una volta integrati, tutti i dati risiedono in un unico sistema, che consente al portale ESS (Employee Self-Service) di recuperare rapidamente tutte le informazioni richieste.

In poche parole, tutto ciò che abbiamo trattato è una pietra miliare per le aziende, sia che si tratti di piccole startup che di grandi imprese. Il punto principale da ricordare è il valore dell'integrazione e dell'unificazione di tutte le funzioni su un'unica piattaforma. E quando la tecnologia giusta interviene, è come un viaggio senza intoppi sia per le persone che per i processi. Così potrete concentrarvi su ciò che conta davvero: la pianificazione strategica e le grandi mosse!

In Neeyamo, il nostro obiettivo è semplificare la vita sia ai datori di lavoro che ai dipendenti, offrendo un'esperienza di piattaforma completa e senza soluzione di continuità. Inoltre, tutti i nostri moduli sono pronti per l'integrazione, consentendovi di collegarvi senza problemi ai vostri sistemi esistenti. Per saperne di più su come Neeyamo può aiutare a semplificare il vostro stack di tecnologie HR. Contattate Irene Jones all'indirizzo irene.jones@neeyamo.com.