Durch das Durcheinander schneiden: Rationalisierung Ihres HR-Tech-Stacks
Sie verwalten Personalressourcen? Sie müssen immer wieder neue Hüte aufsetzen, während Sie weltweit verteilte Teams verwalten? Die Herausforderungen sind endlos - von der Einstellung bis zur Pflege von Mitarbeiterdaten, der Erfassung der Anwesenheit, der Gehaltsabrechnung und der Förderung des Engagements einer verstreuten Belegschaft. Gerade wenn Sie denken, dass Sie alles unter Kontrolle haben, tauchen diese lästigen Compliance-Verpflichtungen auf.
Kein Wunder, dass in den letzten Jahren 83 % der Personalleiter das Gefühl hatten, überfordert zu sein.
Die Einführung mehrerer neuer Tools in Ihrem HR-Stack mag wie ein Rettungsanker erscheinen, aber der Erfolg hängt davon ab, wie nahtlos sie in Ihr primäres HRIS eingreifen, und darum geht es in diesem Blog.
Sind Sie bereit, wie ein Profi zu rationalisieren? Dann nichts wie los!
01. Bewerten Sie Ihr bestehendes Modell
Laut einer kürzlich durchgeführten Gartner-Umfrage sind 56 % der Personalleiter der Meinung, dass ihre aktuellen HR-Technologielösungen und -strategien nicht mit den aktuellen und künftigen Geschäftsanforderungen übereinstimmen. Als Erstes sollten Sie einen Schritt zurücktreten und Ihren Technologiebestand bewerten. Welche Arbeitsabläufe sind für Ihren Betrieb unerlässlich? Gibt es eklatante Lücken in Ihrem derzeitigen System? Erstellen Sie eine Liste mit allen Aufgaben und Prozessen, die Sie bewältigen müssen. Diese Liste wird Ihnen als Fahrplan für die Rationalisierung dienen.
Im Folgenden finden Sie einige Schlüsselfragen, die Sie während dieses Bewertungsprozesses im Auge behalten sollten:
- Verfügt Ihr HR-System über die Flexibilität, verschiedene Module nahtlos zu integrieren, wenn sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln?
- Bietet es mehrsprachigen Support, um den unterschiedlichen sprachlichen Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden?
- Gibt es ein benutzerfreundliches Selbstbedienungsportal?
- Sind Ihre Arbeitsabläufe automatisiert, um manuelle Eingriffe zu minimieren?
- Verfügt Ihr System über eine Service-Desk-Funktion, um Fragen und Anliegen der Mitarbeiter umgehend zu bearbeiten?
- Kann es die Komplexität der Verwaltung von Gehaltsabrechnungen für mehrere Länder bewältigen und gleichzeitig die Einhaltung globaler Vorschriften gewährleisten?
Stellen Sie sich selbst eine Reihe von Fragen und erstellen Sie einen detaillierten Anwendungsfall, der Ihre Anforderungen umreißt. Beziehen Sie bei Bedarf die Beteiligten ein und stimmen Sie alles mit dem Lebenszyklus der Mitarbeiter ab. Achten Sie bei der Auswahl Ihres HRIS oder eines Integrationsmoduls darauf, dass es mit Ihrem Anwendungsfallblatt übereinstimmt.
02. HRIS-Check - Die richtigen Grundlagen schaffen
HRIS braucht keine Einführung - es ist ein Muss, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens. Aber wie wählen Sie das richtige HRIS-System aus? Ganz einfach: Zählen Sie Ihre Mitarbeiter, messen Sie Ihren Wachstumskurs, und wählen Sie Ihr HRIS entsprechend aus. Überstürzen Sie nichts. Im Durchschnitt verbringen Unternehmen 15 Wochen mit der Auswahl eines HRIS.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit etwa 25 Mitarbeitern sind, kann ein einfaches HRIS-System Ihre Anforderungen erfüllen und Ihnen Geld sparen. Aber wenn Ihr Unternehmen auf Hunderte oder sogar Tausende von Mitarbeitern anwächst, ist es an der Zeit, in ein umfassendes HRIS zu investieren. Die Verwaltung einer größeren Belegschaft umfasst mehr als nur das, was Sie auf dem Papier sehen. Von der Zeiterfassung und dem Abwesenheitsmanagement bis hin zu Leistungsbewertungen, der Verwaltung von Sozialleistungen, dem Ausgabenmanagement und der Kostenerstattung - ein fortschrittliches HRIS ist unverzichtbar.
Für Unternehmen mit einer internationalen Belegschaft stehen sogar noch mehr auf dem Spiel. Die Wahl eines robusten HRIS, das eine Reihe von Zusatzlösungen und Integrationen bietet, ist entscheidend. Ihr System sollte nahtlos mit verschiedenen Sprachen, Währungen und Compliance-Anforderungen umgehen können, um einen reibungslosen Betrieb in allen Regionen zu gewährleisten. Und was die Sicherheit betrifft, sollten Sie auf Funktionen wie starke Verschlüsselung, GDPR-Konformität, Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits Wert legen. Ein sicheres HRIS ist grundlegend für den Aufbau einer zuverlässigen und sicheren HR-Tech-Infrastruktur.
03. In wichtige HR-Module investieren
Sobald Ihr HRIS eingerichtet ist, ist es an der Zeit, Ihr Toolkit mit Kernintegrationen auszustatten, die als operatives Rückgrat fungieren und Ihnen den Rücken freihalten, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist - Ihre Mitarbeiter und strategischen Ziele. Betrachten Sie diese Integrationen als Ihre treuen Helfer, die Aufgaben wie Zeitmanagement, Abwesenheitsnachverfolgung, Leistungsbeurteilungen, Service-Desk-Support, Lohn- und Gehaltsabrechnung und das nahtlose Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern übernehmen.
Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens benötigen Sie jedoch möglicherweise zusätzliche Module wie die Verwaltung von Sozialleistungen, die Verwaltung von Visa oder die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, insbesondere wenn Sie eine globale Belegschaft verwalten. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, dass jedes Tool, das Sie hinzufügen, nicht nur Ihren spezifischen Anforderungen entspricht, sondern auch gut mit Ihrem HRIS zusammenarbeitet. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie in einem Meer unzusammenhängender Daten ertrinken, was den reibungslosen Ablauf des Betriebs beeinträchtigt.
04. Arbeitsabläufe automatisieren
Wenn die Grundlagen für Ihr HRIS geschaffen und die wichtigsten Tools nahtlos integriert sind, ist es an der Zeit, sich auf die Optimierung der Arbeitsabläufe zu konzentrieren. Durch die Verfeinerung der Arbeitsabläufe können Sie Engpässe beseitigen, die Zusammenarbeit verbessern und die Gesamteffizienz steigern.
Nehmen wir zum Beispiel den Onboarding-Prozess. Traditionell kann dieser Prozess 5-6 Stunden der Zeit eines Personalverantwortlichen in Anspruch nehmen. Mit der Automatisierung ist die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters ein Kinderspiel, denn das System kümmert sich um alles, einschließlich der Überprüfung. Ebenso können Sie Workflows für Aufgaben wie die Unterzeichnung von Dokumenten, automatische Benachrichtigungen, die Gehaltsabrechnung, das Spesenmanagement und die Verwaltung von Sozialleistungen erstellen. Alles, was Sie dazu benötigen, ist eine Anwendung, die sich nahtlos in Ihr HRIS integrieren lässt.
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05. Verbesserung des Mitarbeiter-Selbstbedienungsportals
In der heutigen digitalen Landschaft sehnen sich die Mitarbeiter nach Autonomie und Effizienz bei der Verwaltung ihrer Aufgaben. Wenn sich Ihre Mitarbeiter bei verschiedenen Anfragen immer noch auf Sie verlassen, ist es an der Zeit, diese Dynamik zu ändern. Die Statistiken von Gartner zeigen, dass 63 % der Mitarbeiter aufhören, Technologie zu nutzen, wenn sie deren Relevanz für ihre täglichen Aufgaben nicht erkennen können. Daher sollte das System so konzipiert sein, dass es allen Nutzertypen gerecht wird und ihnen einen Mehrwert bietet. Dieses Maß an Effizienz lässt sich durch die Integration der drei oben genannten Prozesse erreichen. Sobald die Integration abgeschlossen ist, befinden sich alle Daten in einem einzigen System, so dass das Employee Self-Service (ESS)-Portal alle benötigten Informationen schnell abrufen kann.
Kurz gesagt, alles, was wir hier besprochen haben, ist wie ein Grundstein für Unternehmen, egal ob es sich um kleine Startups oder große Konzerne handelt. Der wichtigste Punkt, den man sich merken sollte, ist der Wert der Integration und der Vereinheitlichung aller Funktionen auf einer Plattform. Und wenn die richtige Technologie zum Einsatz kommt, ist das wie eine sanfte Fahrt für Ihre Mitarbeiter und Prozesse. So können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: strategische Planung und große Schritte!
Bei Neeyamo geht es darum, das Leben für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vereinfachen, indem wir eine nahtlose All-in-One-Plattform anbieten. Außerdem sind alle unsere Module integrationsfähig, so dass Sie sie mühelos mit Ihren bestehenden Systemen verbinden können. Erfahren Sie mehr darüber, wie Neeyamo Ihnen helfen kann, Ihren HR-Tech-Stack zu rationalisieren. Wenden Sie sich an Irene Jones unter irene.jones@neeyamo.com.
