Los sistemas de nóminas han experimentado un crecimiento exponencial en los últimos años. Los proveedores de nóminas han explorado todas las tecnologías posibles que pueden integrarse en los sistemas de nóminas para simplificar el proceso y mejorar la eficiencia.
Uno de estos elementos cuya funcionalidad se está explorando en el ámbito de las nóminas es el chatbot.
Qué son los chatbots?
Los chatbots son interfaces conversacionales basadas en inteligencia artificial y diseñadas para imitar la interacción humana. Emplean el procesamiento del lenguaje natural y rutas de conversación predefinidas e interactúan con los usuarios a través del texto o la voz, proporcionando información, realizando tareas o prestando una atención al cliente fundamental.
Han ganado una inmensa popularidad en los últimos años. Tanto es así que una encuesta realizada en 2023 por Tidio afirma que, en 2022, el 88 % de los encuestados tenía experiencia de primera mano con interacciones con chatbots, y todos los encuestados estaban familiarizados con ellos.
Según Outgrow, se espera que los chatbots se conviertan en el principal canal de comunicación para el 25% de las multinacionales en 2027. Lo natural es que los chatbots se ocupen de las tareas repetitivas y las consultas de los empleados y ayuden a ahorrar tiempo, mejorar la precisión y mejorar la experiencia general de los empleados en el proceso.
Racionalización de los procesos de nómina
Los chatbots han demostrado su capacidad para beneficiar a las operaciones de RRHH. Sin embargo, aún se está explorando el alcance de su implantación en los sistemas de nóminas, ya que resulta prometedor para aliviar las cargas de las nóminas mediante la automatización y el autoservicio.
Los chatbots de nómina pueden ser asistentes digitales para responder en tiempo real a toda la gama de preguntas habituales de los empleados sobre nóminas, impuestos, saldos de vacaciones, plazos y mucho más. Estos son algunos de los procesos que pueden automatizarse mediante chatbots:
- Solicitar nóminas anteriores: Después de que el empleado valide detalles como su número de identificación o fecha de nacimiento, el chatbot puede enviar inmediatamente por correo electrónico las nóminas históricas desde el sistema, eliminando la necesidad de que el personal de nóminas atienda manualmente las solicitudes de nóminas individuales. Los chatbots también pueden ser útiles para los empleados que preguntan por las nóminas. Los chatbots pueden desplegarse para solicitudes que no requieran la aprobación de RRHH para permitir el autoservicio de los empleados.
- Consultar los días de vacaciones acumulados: Los chatbots pueden proporcionar información actualizada sobre los días restantes de baja por enfermedad, vacaciones, días personales, etc. Los empleados pueden planificar fácilmente el tiempo libre sin tener que esperar la confirmación de RRHH o calcular los totales por sí mismos.
- Reciba notificaciones inmediatas sobre cambios y plazos importantes en las nóminas: Los chatbots pueden recordar automáticamente a los empleados los ajustes de impuestos, deducciones, políticas de presentación, fechas de vencimiento de hojas de horas y gastos, etc. Las notificaciones push pueden sustituir a los correos electrónicos y las preguntas de RRHH.
- Actualizar la información personal de pago: Al permitir cambios de autoservicio, los chatbots reducen significativamente el tedioso trabajo administrativo de los procesadores de nóminas y actualizan datos como las cuentas bancarias para el depósito directo.
Al proporcionar acceso de autoservicio las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y automatizar las tareas de nómina rutinarias, los robots pueden aliviar la carga de trabajo, minimizar los errores causados por los procesos manuales, garantizar el cumplimiento y permitir que los equipos de nómina se concentren en otras iniciativas estratégicas.
Optimización de las operaciones de RRHH
Los chatbots de IA también pueden incorporarse para optimizar procesos de RRHH como:
- Automatice la resolución de consultas: Los chatbots, que se emplean para responder a las preguntas más frecuentes y a las consultas recurrentes de los empleados, resultan especialmente valiosos durante la incorporación de nuevos empleados. Responden eficazmente a preguntas comunes sobre políticas, inscripción en beneficios, cultura de empresa, solicitudes de equipamiento, etc. Esto fomenta la autosuficiencia de los empleados a la vez que reduce la carga de trabajo de RRHH.
- Incorporación de empleados: Los bots también pueden ahorrar a los reclutadores horas de trabajo administrativo durante la incorporación al ayudar a programar entrevistas con los candidatos y confirmar sus datos.
- Comunicaciones de empresa: Los chatbots de RRHH pueden utilizarse para compartir noticias de la empresa, cambios de política, oportunidades de formación, reconocimiento de empleados y otras actualizaciones a través de interacciones conversacionales. Estos puntos de contacto frecuentes pueden fomentar un mayor compromiso.
Los chatbots pueden mejorar constantemente sus capacidades aprovechando los algoritmos de aprendizaje automático y construyendo repositorios de conocimientos a partir de las interacciones y comentarios de los empleados. Estas mejoras pueden aumentar la satisfacción de los empleados y liberar personal de RRHH para iniciativas estratégicas de gestión del talento.
El futuro con los chatbots
Los chatbots están transformando las operaciones en el lugar de trabajo con sus multifacéticas funcionalidades. Gracias a su capacidad para gestionar grandes volúmenes de tareas administrativas repetitivas y proporcionar asistencia las 24 horas del día, los bots ofrecen innumerables ventajas que pueden ayudar a las organizaciones a mejorar la eficiencia, reducir los errores y mejorar la experiencia de los empleados.
Los chatbots no son una amenaza para el personal. Simplemente aumentan la capacidad existente para que los equipos puedan centrarse en maximizar la productividad, retener a los mejores talentos y trabajar en pos de objetivos estratégicos.
Los empleadores pueden aprovechar los chatbots para crear flujos de trabajo más fluidos, compartir información rápidamente con los empleados y dar forma a trayectos más positivos para los empleados, desde la primera entrevista hasta la última nómina.
