Les systèmes de paie ont connu une croissance exponentielle ces dernières années. Qu'il s'agisse du passage à des systèmes numériques ou de l'automatisation complète, les prestataires de services de paie ont exploré toutes les technologies possibles pouvant être intégrées dans les systèmes de paie afin de simplifier le processus et d'améliorer l'efficacité.
Le chatbot est l'une de ces caractéristiques dont la fonctionnalité est explorée dans le domaine de la paie.
Qu'est-ce qu'un chatbot ?
Les chatbots sont des interfaces conversationnelles pilotées par l'IA et conçues pour imiter l'interaction humaine. Ils utilisent le traitement du langage naturel et des chemins conversationnels prédéfinis et interagissent avec les utilisateurs par le biais du texte ou de la voix, en fournissant des informations, en accomplissant des tâches ou en fournissant une assistance clientèle de base.
Ils ont gagné une immense popularité ces dernières années. À tel point qu'une étude réalisée en 2023 par Tidio indique qu'en 2022, 88 % des personnes interrogées avaient une expérience directe des interactions avec les chatbots, et que toutes les personnes interrogées les connaissaient.
Selon Outgrow, les chatbots devraient devenir le principal canal de communication pour 25 % des multinationales d'ici 2027. Il est tout à fait naturel que les chatbots gèrent les tâches répétitives et les demandes des employés et contribuent à faire gagner du temps, à améliorer la précision et à améliorer l'expérience globale des employés dans le processus.
Rationalisation des processus de paie
Les chatbots ont prouvé leur capacité à bénéficier aux opérations RH. Toutefois, l'étendue de leur mise en œuvre dans les systèmes de paie est encore à l'étude, car elle est prometteuse pour alléger les charges liées à la paie grâce à l'automatisation et au libre-service.
Les chatbots de paie peuvent être des assistants numériques qui répondent en temps réel à l'ensemble des questions courantes des employés sur les fiches de paie, les impôts, les soldes de congés, les échéances, et bien plus encore. Voici quelques processus qui peuvent être automatisés à l'aide de chatbots :
- Demander des fiches de paie antérieures : Une fois que l'employé a validé des informations telles que son numéro d'identification ou sa date de naissance, le chatbot peut immédiatement lui envoyer par courriel l'historique de ses bulletins de paie à partir du système, ce qui évite au personnel chargé de la paie d'avoir à répondre manuellement à des demandes individuelles de bulletins de paie. Les chatbots peuvent également être utiles aux employés qui se renseignent sur les fiches de paie. Les chatbots peuvent être déployés pour les demandes ne nécessitant pas l'approbation des RH afin de permettre le libre-service aux employés.
- Vérifier les soldes de congés accumulés : Les chatbots peuvent fournir des informations actualisées sur les jours de maladie restants, les vacances, les jours personnels, etc. Les employés peuvent facilement planifier leurs congés sans attendre la confirmation des RH ou calculer eux-mêmes les totaux.
- Recevoir des notifications rapides sur les modifications et les échéances importantes en matière de paie : Les chatbots peuvent automatiquement rappeler aux employés les ajustements concernant les impôts, les déductions, les politiques de soumission, les dates d'échéance pour les feuilles de temps et les dépenses, etc. Les notifications push peuvent remplacer les courriels individuels et les questions posées par les RH.
- Mettre à jour les informations de paiement personnelles : En permettant des modifications en libre-service, les chatbots réduisent considérablement le travail administratif fastidieux des entreprises de traitement de la paie et mettent à jour des données telles que les comptes bancaires pour le dépôt direct.
En offrant un accès en libre-service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et en automatisant les tâches de routine liées à la paie, les robots peuvent alléger la charge de travail, minimiser les erreurs causées par les processus manuels, garantir la conformité et permettre aux équipes chargées de la paie de se concentrer sur d'autres initiatives stratégiques.
Optimiser les opérations RH
Les chatbots d'IA peuvent également être intégrés pour optimiser les processus RH tels que :
- Automatiser la résolution des questions : Employés pour répondre aux FAQ et aux questions récurrentes des employés, les chatbots s'avèrent particulièrement utiles lors de l'intégration des nouveaux employés. Ils répondent efficacement aux questions courantes concernant les politiques, l'adhésion aux avantages sociaux, la culture d'entreprise, les demandes d'équipement, etc. Cela renforce l'autonomie des employés tout en réduisant la charge de travail des RH.
- L'intégration des employés : Les robots peuvent également épargner aux recruteurs des heures de travail administratif lors de l'intégration en les aidant à planifier les entretiens avec les candidats et à confirmer leurs coordonnées.
- Communications d'entreprise : Les chatbots RH peuvent être utilisés pour partager les nouvelles de l'entreprise, les changements de politique, les opportunités de formation, la reconnaissance des employés et d'autres mises à jour par le biais d'interactions conversationnelles. Ces points de contact fréquents peuvent favoriser un plus grand engagement.
Les chatbots peuvent constamment améliorer leurs capacités en exploitant des algorithmes d'apprentissage automatique et en construisant des référentiels de connaissances à partir des interactions et des commentaires des employés. Ces améliorations peuvent accroître la satisfaction des employés et libérer le personnel des RH pour des initiatives stratégiques de gestion des talents.
L'avenir avec les chatbots
Les chatbots transforment les opérations sur le lieu de travail grâce à leurs fonctionnalités à multiples facettes. Grâce à leur capacité à gérer de gros volumes de tâches administratives répétitives et à fournir une assistance 24 heures sur 24, les bots offrent d'innombrables avantages qui peuvent aider les organisations à améliorer leur efficacité, à réduire les erreurs et à améliorer l'expérience des employés.
Les chatbots ne constituent pas une menace pour le personnel. Ils ne font qu'augmenter les capacités existantes pour permettre aux équipes de se concentrer sur l'optimisation de la productivité, la rétention des meilleurs talents et la réalisation des objectifs stratégiques.
Les employeurs peuvent s'appuyer sur les chatbots pour créer des flux de travail plus fluides, partager rapidement des informations avec les employés et façonner des parcours plus positifs pour les employés - du premier entretien au dernier chèque de paie.
