近年、給与計算システムは飛躍的な成長を遂げている。デジタルシステムへの移行から、現在では完全に自動化されようとしているものまで、給与計算プロバイダーは、プロセスを簡素化し、効率を向上させるために、給与計算システムに統合可能なあらゆる技術を模索してきました。
給与計算の分野でその機能が模索されている機能のひとつがチャットボットだ。
チャットボットとは何か？
チャットボットは、人間の対話を模倣して作られたAI主導の会話インターフェースです。自然言語処理と事前に定義された会話パスを採用し、テキストや音声を通じてユーザーと対話し、情報を提供したり、タスクを遂行したり、基本的なカスタマーサポートを提供したりします。
近年、チャットボットは絶大な人気を博している。Tidioによる2023年の調査によると、2022年には回答者の88％がチャットボットとのやりとりを直接経験しており、回答者全員がチャットボットに精通しているというほどだ。
Outgrowによると、チャットボットは2027年までに多国籍企業の25％にとって主要なコミュニケーションチャネルになると予想されている。チャットボットが反復的なタスクや従業員からの問い合わせに対応し、時間の節約、正確性の向上、そのプロセスにおける従業員の全体的なエクスペリエンスの向上を支援することは、当然の成り行きと言える。
給与計算プロセスの合理化
チャットボットが人事業務にメリットをもたらすことは証明されている。しかし、自動化とセルフサービスによって給与計算の負担を軽減することが期待されているため、給与計算システムへの導入範囲はまだ検討されている段階です。
給与計算チャットボットは、給与明細、税金、休暇残高、期限などに関する従業員の一般的な質問にリアルタイムで回答するデジタルアシスタントとなります。チャットボットを使って自動化できるプロセスをいくつかご紹介します：
- 過去の給与明細をリクエスト：従業員がID番号や生年月日などの詳細を確認した後、チャットボットはすぐにシステムから過去の給与明細を電子メールで送信することができます。チャットボットは、給与明細について問い合わせをしている従業員にも役立ちます。チャットボットは、従業員のセルフサービスを可能にするために、人事の承認を必要としないリクエストに導入することができます。
- 未消化の休暇残高の確認：チャットボットは、病気休暇、休暇、個人的な休暇などの残日数に関する最新情報を提供できます。従業員は、人事部の確認を待ったり、自分で合計を計算したりすることなく、簡単に休暇を計画できます。
- 給与計算の重要な変更や期限に関する通知を迅速に受け取る：チャットボットは、税金、控除、提出規定、タイムシートや経費の期限などの調整について、従業員に自動的にリマインドすることができます。プッシュ通知は、人事部による個別のメールや質問に取って代わることができます。
- 個人的な支払い情報の更新セルフサービスによる変更を可能にすることで、チャットボットは給与支払処理担当者の面倒な管理作業を大幅に削減し、口座振替のための銀行口座などのデータを更新します。
24時間365日のセルフサービスアクセスを提供し、定型的な給与計算業務を自動化することで、ボットは作業負荷を軽減し、手作業によるミスを最小限に抑え、コンプライアンスを確保し、給与計算チームは他の戦略的イニシアチブに集中することができる。
人事業務の最適化
AIチャットボットは、次のような人事プロセスの最適化にも取り入れることができる：
- 問い合わせ対応の自動化FAQや定期的な従業員からの問い合わせに対応するために採用されたチャットボットは、新入社員の入社時に特に重宝されます。ポリシー、福利厚生、企業文化、備品リクエストなどに関する一般的な質問に効果的に回答します。これにより、人事の作業負担を軽減しながら、従業員の自己充足感を高めることができます。
- 従業員のオンボーディング：ボットは、候補者との面接の日程調整や詳細の確認を支援することで、採用担当者の入社時の事務作業時間を短縮することもできる。
- 会社のコミュニケーション：HRチャットボットは、会社のニュース、ポリシーの変更、トレーニングの機会、従業員の表彰、その他の最新情報を、会話のやり取りを通じて共有するために使用できます。このような頻繁なタッチポイントは、より大きなエンゲージメントを育むことができます。
チャットボットは、機械学習アルゴリズムを活用し、従業員とのやり取りやフィードバックからナレッジリポジトリを構築することで、その能力を一貫して向上させることができる。このような機能強化は、従業員の満足度を向上させ、戦略的な人材管理イニシアティブのために人事スタッフを解放することができます。
チャットボットと未来
チャットボットは、その多面的な機能性で職場業務を変革しつつある。大量の反復的な管理タスクを処理し、24時間体制でサポートを提供する能力を持つボットは、組織が効率を改善し、ミスを減らし、従業員体験を向上させるのに役立つ無数の利点を提供します。
チャットボットは人材を脅かすものではない。チームが生産性の最大化、優秀な人材の確保、戦略的目標への取り組みに集中できるよう、既存の能力を補強しているに過ぎない。
雇用主はチャットボットを活用することで、よりスムーズなワークフローを構築し、従業員と迅速に情報を共有し、最初の面接から最後の給与支払いに至るまで、よりポジティブな従業員ジャーニーを形成することができます。
