Gehaltsabrechnungssysteme haben in den letzten Jahren ein exponentielles Wachstum erlebt. Von der Umstellung auf digitale Systeme bis hin zur nahezu vollständigen Automatisierung haben die Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen jede mögliche Technologie erforscht, die in Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme integriert werden kann, um den Prozess zu vereinfachen und die Effizienz zu verbessern.
Eine solche Funktion, deren Funktionalität im Bereich der Gehaltsabrechnung erforscht wird, ist der Chatbot.
Was sind Chatbots?
Chatbots sind KI-gesteuerte Konversationsschnittstellen, die die menschliche Interaktion imitieren sollen. Sie nutzen die Verarbeitung natürlicher Sprache und vordefinierte Konversationspfade und interagieren mit Nutzern über Text oder Sprache, um Informationen zu liefern, Aufgaben zu erledigen oder grundlegende Kundenunterstützung zu leisten.
Sie haben in den letzten Jahren enorm an Popularität gewonnen. So sehr, dass einer Umfrage von Tidio aus dem Jahr 2023 zufolge 88 % der Befragten im Jahr 2022 bereits Erfahrungen mit Chatbot-Interaktionen gemacht haben und alle Befragten mit ihnen vertraut sind.
Laut Outgrow wird erwartet, dass Chatbots bis 2027 für 25 % der multinationalen Unternehmen der primäre Kommunikationskanal sein werden. Es ist nur natürlich, dass Chatbots sich wiederholende Aufgaben und Mitarbeiteranfragen übernehmen und dabei helfen, Zeit zu sparen, die Genauigkeit zu verbessern und das Gesamterlebnis der Mitarbeiter zu steigern.
Rationalisierung der Gehaltsabrechnungsprozesse
Chatbots haben bewiesen, dass sie für die Personalarbeit von Nutzen sein können. Das Ausmaß ihrer Implementierung in Gehaltsabrechnungssysteme wird jedoch noch erforscht, da sie vielversprechend sind, um die Gehaltsabrechnung durch Automatisierung und Selbstbedienung zu erleichtern.
Chatbots für die Gehaltsabrechnung können digitale Assistenten sein, die alle gängigen Fragen der Mitarbeiter zu Gehaltsabrechnungen, Steuern, Urlaubssalden, Fristen und mehr in Echtzeit beantworten. Hier sind ein paar Prozesse, die mit Chatbots automatisiert werden können:
- Frühere Gehaltsabrechnungen anfordern: Nachdem der Mitarbeiter Details wie seine ID-Nummer oder sein Geburtsdatum validiert hat, kann der Chatbot sofort historische Gehaltsabrechnungen aus dem System per E-Mail versenden, so dass die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung nicht mehr manuell einzelne Gehaltsabrechnungen anfordern müssen. Chatbots können auch für Mitarbeiter hilfreich sein, die sich über Gehaltsabrechnungen informieren wollen. Chatbots können für Anfragen eingesetzt werden, die nicht von der Personalabteilung genehmigt werden müssen, um den Mitarbeitern eine Selbstbedienung zu ermöglichen.
- Prüfen Sie die angesammelten Urlaubssalden: Chatbots können aktuelle Informationen über verbleibende Krankheitstage, Urlaubstage, persönliche Tage usw. liefern. Die Mitarbeiter können ganz einfach ihren Urlaub planen, ohne eine Bestätigung der Personalabteilung abwarten oder die Gesamtzahl selbst berechnen zu müssen.
- Erhalten Sie sofortige Benachrichtigungen über wichtige Änderungen und Fristen bei der Gehaltsabrechnung: Chatbots können Mitarbeiter automatisch an Anpassungen bei Steuern, Abzügen, Einreichungsrichtlinien, Fälligkeitsterminen für Stundenzettel und Ausgaben usw. erinnern. Push-Benachrichtigungen können einzelne E-Mails und Fragen ersetzen, die von der Personalabteilung beantwortet werden.
- Persönliche Zahlungsinformationen aktualisieren: Durch die Möglichkeit, Änderungen im Selbstbedienungsmodus vorzunehmen, verringern Chatbots die mühsame Verwaltungsarbeit für Lohnverarbeiter erheblich und aktualisieren Daten wie Bankkonten für direkte Einzahlungen.
Durch die Bereitstellung eines 24/7-Selbstbedienungszugangs und die Automatisierung von Routineaufgaben im Bereich der Gehaltsabrechnung können Bots die Arbeitsbelastung verringern, durch manuelle Prozesse verursachte Fehler minimieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und es den Gehaltsabrechnungsteams ermöglichen, sich auf andere strategische Initiativen zu konzentrieren.
Optimierung der HR-Abläufe
KI-Chatbots können auch zur Optimierung von HR-Prozessen eingesetzt werden, z. B:
- Automatisieren Sie die Lösung von Anfragen: Chatbots werden zur Beantwortung häufig gestellter Fragen und wiederkehrender Mitarbeiteranfragen eingesetzt und erweisen sich als besonders wertvoll beim Onboarding neuer Mitarbeiter. Sie beantworten effektiv allgemeine Fragen zu Richtlinien, zur Anmeldung von Leistungen, zur Unternehmenskultur, zu Ausstattungswünschen usw. Dadurch wird die Selbstständigkeit der Mitarbeiter gefördert und die Arbeitsbelastung der Personalabteilung verringert.
- Einarbeitung von Mitarbeitern: Bots können Recruitern auch Stunden an Verwaltungsarbeit während des Onboardings ersparen, indem sie dabei helfen, Interviews mit Bewerbern zu planen und ihre Angaben zu bestätigen.
- Unternehmensmitteilungen: HR-Chatbots können verwendet werden, um Unternehmensnachrichten, Änderungen von Richtlinien, Schulungsmöglichkeiten, Mitarbeiteranerkennung und andere Aktualisierungen durch Konversationsinteraktionen zu teilen. Solche häufigen Berührungspunkte können ein größeres Engagement fördern.
Chatbots können ihre Fähigkeiten kontinuierlich verbessern, indem sie Algorithmen des maschinellen Lernens nutzen und Wissensspeicher aus Mitarbeiterinteraktionen und -feedback aufbauen. Solche Verbesserungen können die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und Personal für strategische Talentmanagementinitiativen freisetzen.
Die Zukunft mit Chatbots
Chatbots verändern die Abläufe am Arbeitsplatz mit ihren vielseitigen Funktionen. Mit ihrer Fähigkeit, große Mengen sich wiederholender administrativer Aufgaben zu bewältigen und rund um die Uhr Unterstützung zu bieten, bieten Bots unzählige Vorteile, die Unternehmen dabei helfen können, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern.
Chatbots stellen keine Bedrohung für das Personal dar. Sie erweitern lediglich die vorhandenen Kapazitäten, damit sich die Teams auf die Maximierung der Produktivität, die Bindung von Spitzenkräften und die Erreichung strategischer Ziele konzentrieren können.
Arbeitgeber können Chatbots nutzen, um reibungslosere Arbeitsabläufe zu schaffen, Informationen zeitnah mit den Mitarbeitern zu teilen und die Reise der Mitarbeiter positiver zu gestalten - vom ersten Vorstellungsgespräch bis zum letzten Gehaltsscheck.
