급여 시스템은 최근 몇 년 동안 기하급수적으로 성장했습니다. 디지털 시스템으로의 전환부터 완전 자동화에 가까운 현재에 이르기까지 급여 제공업체는 프로세스를 간소화하고 효율성을 개선하기 위해 급여 시스템에 통합할 수 있는 모든 가능한 기술을 탐색해 왔습니다.
급여 영역에서 기능을 탐색하고 있는 기능 중 하나는 챗봇입니다.
챗봇이란 무엇인가요?
챗봇은 인간과의 상호작용을 모방하도록 만들어진 인공지능 기반의 대화형 인터페이스입니다. 챗봇은 자연어 처리와 사전 정의된 대화 경로를 사용하고 텍스트 또는 음성을 통해 사용자와 상호작용하며 정보를 전달하고 작업을 수행하거나 기본적인 고객 지원을 제공합니다.
챗봇은 최근 몇 년 동안 엄청난 인기를 얻고 있습니다. Tidio의 2023년 설문조사에 따르면 2022년에 응답자의 88%가 챗봇 상호작용을 직접 경험했으며, 모든 응답자가 챗봇에 익숙하다고 답했을 정도입니다.
아웃그로우에 따르면 챗봇은 2027년까지 다국적 기업의 25%에서 주요 커뮤니케이션 채널이 될 것으로 예상됩니다. 챗봇이 반복적인 업무와 직원 문의를 처리하고 그 과정에서 시간을 절약하고 정확성을 높이며 전반적인 직원 경험을 향상시키는 데 도움을 주는 것은 당연한 수순입니다.
급여 프로세스 간소화
챗봇은 HR 운영에 도움이 되는 능력이 입증되었습니다. 그러나 자동화와 셀프 서비스를 통해 급여 부담을 덜어줄 수 있는 가능성을 보여줌에 따라 급여 시스템에 챗봇을 도입할 수 있는 범위는 아직 검토 중입니다.
급여 챗봇은 급여 명세서, 세금, 휴가 잔액, 마감일 등에 대한 일반적인 직원들의 모든 질문에 실시간으로 답변하는 디지털 비서가 될 수 있습니다. 다음은 챗봇을 사용하여 자동화할 수 있는 몇 가지 프로세스입니다:
- 과거 급여 명세서 요청: 직원이 ID 번호나 생년월일 등의 세부 정보를 확인하면 챗봇이 시스템에서 과거 급여 명세서를 즉시 이메일로 보내주므로 급여 담당자가 개별 급여 명세서 요청을 수동으로 처리할 필요가 없습니다. 챗봇은 급여 명세서에 대해 문의하는 직원에게도 유용할 수 있습니다. 챗봇은 HR의 승인이 필요하지 않은 요청에 대해 배포하여 직원의 셀프 서비스를 허용할 수 있습니다.
- 발생한 휴가 잔액을 확인합니다: 챗봇은 남은 병가, 휴가 시간, 개인 휴가 등에 대한 최신 정보를 제공할 수 있습니다. 직원들은 인사팀의 확인을 기다리거나 직접 합계를 계산할 필요 없이 손쉽게 휴가 계획을 세울 수 있습니다.
- 중요한 급여 변경 및 마감일에 대한 신속한 알림을 받습니다: 챗봇은 세금, 공제, 제출 정책, 작업표 및 경비 마감일 등의 조정 사항을 직원에게 자동으로 알려줄 수 있습니다. 푸시 알림은 인사팀에서 개별 이메일과 질문을 대체할 수 있습니다.
- 개인 결제 정보 업데이트: 챗봇은 셀프 서비스 변경을 활성화하여 급여 처리자의 지루한 관리 작업을 크게 줄이고 자동 이체를 위한 은행 계좌와 같은 데이터를 업데이트합니다.
연중무휴 셀프 서비스 액세스를 제공하고 일상적인 급여 작업을 자동화함으로써 봇은 업무량을 줄이고 수동 프로세스로 인한 오류를 최소화하며 규정 준수를 보장하고 급여 팀이 다른 전략적 이니셔티브에 집중할 수 있도록 지원합니다.
HR 운영 최적화
AI 챗봇을 통합하여 다음과 같은 HR 프로세스를 최적화할 수도 있습니다:
- 쿼리 해결 자동화: 자주 묻는 질문과 반복되는 직원 문의를 처리하는 데 사용되는 챗봇은 특히 신입사원 온보딩 과정에서 유용합니다. 정책, 복리후생 가입, 회사 문화, 장비 요청 등에 관한 일반적인 질문에 효과적으로 답변할 수 있습니다. 이를 통해 직원의 자생력을 키우는 동시에 HR 업무량을 줄일 수 있습니다.
- 직원 온보딩: 봇은 지원자와의 인터뷰 일정을 잡고 세부 정보를 확인하여 온보딩 과정에서 채용 담당자의 관리 업무 시간을 절약할 수도 있습니다.
- 회사 커뮤니케이션: HR 챗봇은 대화형 상호작용을 통해 회사 소식, 정책 변경, 교육 기회, 직원 표창 및 기타 업데이트를 공유하는 데 사용할 수 있습니다. 이러한 빈번한 접점을 통해 참여도를 높일 수 있습니다.
챗봇은 머신러닝 알고리즘을 활용하고 직원 상호 작용과 피드백을 통해 지식 저장소를 구축함으로써 지속적으로 기능을 개선할 수 있습니다. 이러한 개선은 직원 만족도를 향상시키고 HR 담당자가 전략적 인재 관리 이니셔티브에 집중할 수 있도록 해줍니다.
챗봇의 미래
챗봇은 다방면에 걸친 기능으로 업무 환경을 혁신하고 있습니다. 대량의 반복적인 관리 작업을 처리하고 24시간 지원을 제공하는 챗봇은 조직이 효율성을 개선하고 오류를 줄이며 직원 경험을 향상하는 데 도움이 되는 수많은 이점을 제공합니다.
챗봇은 인력을 위협하는 것이 아닙니다. 챗봇은 팀이 생산성을 극대화하고 최고의 인재를 유지하며 전략적 목표를 달성하는 데 집중할 수 있도록 기존 역량을 강화하는 것일 뿐입니다.
고용주는 챗봇을 활용하여 첫 면접부터 최종 급여 지급에 이르기까지 보다 원활한 워크플로우를 만들고, 직원들과 신속하게 정보를 공유하며, 보다 긍정적인 직원 여정을 형성할 수 있습니다.
