Negli ultimi anni i sistemi di payroll hanno registrato una crescita esponenziale. Dal passaggio ai sistemi digitali fino alla completa automazione, i fornitori di buste paga hanno esplorato ogni possibile tecnologia da integrare nei sistemi di pagamento per semplificare il processo e migliorare l'efficienza.
Una di queste caratteristiche, la cui funzionalità è in fase di esplorazione nel settore delle buste paga, è il chatbot.
Cosa sono i chatbot?
I chatbot sono interfacce conversazionali guidate dall'intelligenza artificiale e realizzate per imitare l'interazione umana. Utilizzano l'elaborazione del linguaggio naturale e percorsi di conversazione predefiniti e interagiscono con gli utenti attraverso il testo o la voce, fornendo informazioni, svolgendo compiti o fornendo un'assistenza fondamentale ai clienti.
Negli ultimi anni hanno acquisito un'immensa popolarità. Tanto che un'indagine di Tidio del 2023 afferma che nel 2022 l'88% degli intervistati ha avuto un'esperienza diretta con le interazioni con i chatbot e che tutti gli intervistati li conoscono.
Secondo Outgrow, si prevede che entro il 2027 i chatbot diventeranno il canale di comunicazione principale per il 25% delle multinazionali. È naturale che i chatbot gestiscano le attività ripetitive e le richieste dei dipendenti, aiutando a risparmiare tempo, a migliorare l'accuratezza e a migliorare l'esperienza complessiva dei dipendenti.
Semplificare i processi di payroll
I chatbot hanno dimostrato la loro capacità di apportare benefici alle operazioni HR. Tuttavia, la portata della loro implementazione nei sistemi di payroll è ancora in fase di esplorazione, in quanto promette di alleggerire il peso delle buste paga attraverso l'automazione e il self-service.
I chatbot per le buste paga possono essere degli assistenti digitali che rispondono in tempo reale a tutte le domande più comuni dei dipendenti su buste paga, tasse, saldi delle ferie, scadenze e altro ancora. Ecco alcuni processi che possono essere automatizzati utilizzando i chatbot:
- Richiesta di buste paga passate: Dopo che il dipendente ha convalidato i dati, come il numero di identificazione o la data di nascita, il chatbot può inviare immediatamente via e-mail le buste paga storiche dal sistema, eliminando la necessità per il personale addetto alle paghe di soddisfare manualmente le richieste di buste paga individuali. I chatbot possono essere utili anche per i dipendenti che chiedono informazioni sulle buste paga. I chatbot possono essere implementati per le richieste che non richiedono l'approvazione delle risorse umane, in modo da consentire il self-service dei dipendenti.
- Controllare il saldo delle ferie maturate: I chatbot possono fornire informazioni aggiornate sui giorni di malattia, ferie, giorni personali rimanenti, ecc. I dipendenti possono pianificare facilmente le ferie senza dover attendere la conferma delle risorse umane o calcolare da soli i totali.
- Ricevere notifiche tempestive sulle modifiche e le scadenze significative delle buste paga: I chatbot possono ricordare automaticamente ai dipendenti le modifiche alle imposte, alle detrazioni, alle politiche di presentazione, alle date di scadenza dei fogli di presenza e delle spese, ecc. Le notifiche push possono sostituire le singole e-mail e le domande poste dalle risorse umane.
- Aggiornare le informazioni di pagamento personali: Consentendo modifiche self-service, i chatbot riducono in modo significativo il noioso lavoro amministrativo per i processori delle buste paga e aggiornano dati come i conti bancari per il deposito diretto.
Fornendo un accesso self-service 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e automatizzando le attività di routine, i bot possono alleggerire il carico di lavoro, ridurre al minimo gli errori causati dai processi manuali, garantire la conformità e consentire ai team addetti alle paghe di concentrarsi su altre iniziative strategiche.
Ottimizzazione delle operazioni HR
I chatbot AI possono essere incorporati anche per ottimizzare i processi HR, come ad esempio:
- Automatizzare la risoluzione delle domande: Impiegati per rispondere alle domande frequenti e alle richieste ricorrenti dei dipendenti, i chatbot si rivelano particolarmente preziosi durante l'onboarding dei nuovi assunti. Rispondono efficacemente alle domande più comuni su politiche, iscrizione ai benefit, cultura aziendale, richieste di attrezzature, ecc. In questo modo i dipendenti diventano autonomi, riducendo al contempo il carico di lavoro delle risorse umane.
- Onboarding dei dipendenti: I bot possono anche far risparmiare ai selezionatori ore di lavoro amministrativo durante l'onboarding, aiutandoli a programmare i colloqui con i candidati e a confermare i loro dati.
- Comunicazioni aziendali: I chatbot per le risorse umane possono essere utilizzati per condividere notizie sull'azienda, modifiche alle politiche, opportunità di formazione, riconoscimenti per i dipendenti e altri aggiornamenti attraverso interazioni conversazionali. Questi punti di contatto frequenti possono favorire un maggiore coinvolgimento.
I chatbot possono migliorare costantemente le loro capacità sfruttando gli algoritmi di apprendimento automatico e costruendo archivi di conoscenze dalle interazioni e dai feedback dei dipendenti. Questi miglioramenti possono migliorare la soddisfazione dei dipendenti e liberare il personale delle risorse umane per iniziative strategiche di gestione dei talenti.
Il futuro con i chatbot
I chatbot stanno trasformando le operazioni sul posto di lavoro grazie alle loro molteplici funzionalità. Grazie alla loro capacità di gestire volumi elevati di attività amministrative ripetitive e di fornire assistenza 24 ore su 24, i bot offrono innumerevoli vantaggi che possono aiutare le organizzazioni a migliorare l'efficienza, ridurre gli errori e migliorare l'esperienza dei dipendenti.
I chatbot non sono una minaccia per il personale. Stanno semplicemente aumentando la capacità esistente per consentire ai team di concentrarsi sulla massimizzazione della produttività, sul mantenimento dei migliori talenti e sul raggiungimento degli obiettivi strategici.
I datori di lavoro possono sfruttare i chatbot per creare flussi di lavoro più fluidi, condividere prontamente le informazioni con i dipendenti e creare percorsi più positivi per i dipendenti, dal primo colloquio all'ultima busta paga.
