Se débarrasser du fouillis : Rationaliser votre pile technologique RH

Vous gérez des ressources humaines ? Les nouvelles casquettes s'accumulent au fur et à mesure que vous gérez des équipes réparties dans le monde entier ? Les défis sont innombrables - du recrutement à la mise à jour des informations sur les employés, en passant par le suivi des présences, le traitement de la paie et la promotion de l'engagement au sein d'une main-d'œuvre dispersée. Alors que vous pensez avoir tout sous contrôle, les obligations de conformité se manifestent à nouveau..

Il n'est donc pas étonnant que, ces dernières années, 83 % des responsables des ressources humaines aient exprimé un sentiment d'accablement.

L'introduction de plusieurs nouveaux outils dans votre pile RH peut sembler être une bouée de sauvetage, mais le succès réside dans la façon dont ils s'intègrent parfaitement à votre SIRH principal, et c'est ce dont nous allons discuter dans ce blog.

Prêt à rationaliser comme un pro ? Plongeons dans l'aventure !

01. Évaluer le modèle existant

Selon une récente enquête de Gartner, 56 % des responsables des ressources humaines estiment que leurs solutions et stratégies technologiques actuelles en matière de ressources humaines ne sont pas en phase avec les exigences actuelles et futures de leur entreprise. Tout d'abord, prenez du recul et évaluez votre pile technologique. Quels sont les flux de travail essentiels à vos activités ? Y a-t-il des lacunes flagrantes dans votre configuration actuelle ? Dressez une liste de toutes les tâches et de tous les processus que vous devez gérer. Cette liste vous servira de feuille de route au cours du processus de rationalisation.

Voici quelques questions clés à garder à l'esprit au cours de ce processus d'évaluation :

• Votre système RH possède-t-il la flexibilité nécessaire pour intégrer de manière transparente différents modules au fur et à mesure de l'évolution de vos besoins ?
• Offre-t-il une assistance multilingue pour répondre aux divers besoins linguistiques de votre personnel ?
• Existe-t-il un portail de libre-service convivial ?
• Vos flux de travail sont-ils automatisés pour minimiser les interventions manuelles ?
• Votre système comprend-il une fonction de service desk permettant de répondre rapidement aux questions et aux préoccupations des employés ?
• Peut-il gérer les complexités de la gestion des salaires dans plusieurs pays tout en garantissant la conformité avec les réglementations internationales ?

Posez-vous toute une série de questions et rédigez une fiche de cas d'utilisation détaillée décrivant vos besoins. Impliquez les parties prenantes si nécessaire et alignez le tout sur le cycle de vie de l'employé. Lors de la sélection de votre SIRH ou de tout autre module d'intégration, veillez à ce qu'il s'aligne sur votre feuille de cas d'utilisation.

02. HRIS Check - Poser les bonnes bases

RHIS n'a plus besoin d'être présenté - c'est un outil indispensable quelle que soit la taille de votre organisation. Mais comment choisir le bon système SIRH ? C'est simple : comptez vos employés, mesurez votre trajectoire de croissance et choisissez votre SIRH en conséquence. Ne vous précipitez pas. En moyenne, les entreprises consacrent 15 semaines à la sélection d'un SIRH.

Si vous êtes une petite entreprise comptant environ 25 employés, un système SIRH de base peut répondre à vos besoins et vous faire économiser de l'argent. Mais lorsque votre entreprise compte des centaines, voire des milliers d'employés, il est temps d'investir dans un SIRH complet. La gestion d'un effectif plus important ne se limite pas à ce que vous voyez sur le papier. Du suivi des temps et de la gestion des absences aux évaluations des performances, en passant par l'administration des avantages sociaux, la gestion des dépenses et les remboursements, un SIRH avancé est indispensable.

Pour les organisations qui emploient une main-d'œuvre internationale, les enjeux sont encore plus importants. Le choix d'un SIRH robuste offrant une suite de solutions et d'intégrations auxiliaires est crucial. Votre système doit gérer de manière transparente les différentes langues, devises et exigences de conformité, afin de garantir des opérations fluides dans toutes les régions. Sur le plan de la sécurité, donnez la priorité à des fonctionnalités telles qu'un cryptage fort, la conformité au GDPR, des contrôles d'accès et des audits de sécurité réguliers. Un SIRH sécurisé est fondamental pour construire une infrastructure technologique RH fiable et sûre

03. Investir dans des modules RH clés

Une fois que votre SIRH est en place, il est temps de renforcer votre boîte à outils avec des intégrations de base qui agissent comme votre colonne vertébrale opérationnelle, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment - vos employés et vos objectifs stratégiques. Considérez ces intégrations comme vos fidèles acolytes, qui s'occupent de tâches telles que la gestion du temps, le suivi des absences, les évaluations de performance, le support du service d'assistance, le traitement de la paie et l'intégration et la désinsertion transparentes des employés.

Mais selon les besoins de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin de modules supplémentaires tels que l'administration des avantages sociaux, la gestion des visas ou le contrôle de la conformité, en particulier si vous gérez une main-d'œuvre internationale. Toutefois, il est essentiel de veiller à ce que chaque outil ajouté réponde à vos besoins spécifiques et s'intègre parfaitement à votre SIRH. Sans cela, vous risquez de vous noyer dans une mer de données incohérentes, ce qui entravera votre capacité à assurer le bon déroulement des opérations.

04. Automatiser les flux de travail

Une fois les bases de votre SIRH posées et les outils clés parfaitement intégrés, il est temps de se concentrer sur l'optimisation des flux de travail. En affinant les flux de travail, vous pouvez éliminer les goulets d'étranglement, améliorer la collaboration et accroître l'efficacité globale.

Prenons par exemple le processus d'intégration. Traditionnellement, il pouvait prendre 5 à 6 heures du temps d'un professionnel des ressources humaines. Cependant, grâce à l'automatisation, lancer le processus d'intégration d'un nouvel employé est un jeu d'enfant ; le système s'occupe de tout, y compris du filtrage. De même, vous pouvez créer des flux de travail pour des tâches telles que la signature de documents, les notifications automatiques, le traitement des salaires, la gestion des dépenses et l'administration des avantages sociaux. Pour ce faire, il vous suffit de disposer d'une application qui s'intègre parfaitement à votre SIRH.

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05.Améliorer le portail libre-service des employés

Dans le paysage numérique actuel, les employés aspirent à l'autonomie et à l'efficacité dans la gestion de leurs tâches. Si vos employés dépendent encore de vous pour diverses demandes, il est temps de changer cette dynamique. Les statistiques de Gartner indiquent que 63 % des employés cessent d'utiliser la technologie s'ils n'en perçoivent pas l'utilité pour leurs tâches quotidiennes. Le système doit donc être conçu pour s'adapter à tous les types d'utilisateurs et leur apporter de la valeur. L'intégration des trois processus susmentionnés permet d'atteindre ce niveau d'efficacité. Une fois intégrées, toutes vos données résident dans un seul système, ce qui permet au portail ESS (Employee Self-Service) d'extraire rapidement toutes les informations requises.

En résumé, tout ce que nous avons abordé est comme une pierre angulaire pour les entreprises, qu'il s'agisse de petites startups ou de grandes sociétés. Ce qu'il faut retenir, c'est la valeur de l'intégration et de l'unification de toutes les fonctions sur une seule plateforme. Et lorsque la bonne technologie intervient, c'est comme un voyage en douceur pour votre personnel et vos processus. Vous pouvez alors vous concentrer sur ce qui compte vraiment : la planification stratégique et les grands projets !

Chez Neeyamo, nous nous efforçons de simplifier la vie des employeurs et des salariés en leur offrant une plateforme tout-en-un. De plus, tous nos modules sont prêts à être intégrés, ce qui vous permet de les connecter sans effort à vos systèmes existants. Découvrez comment Neeyamo peut vous aider à rationaliser votre technologie RH. Contactez Irene Jones à irene.jones@neeyamo.com.